1. Systemy kadrowo-płacowe

Nowoczesne systemy HRM (human resource management) to podstawowe źródło danych o pracownikach i procesach HR w firmie. Oprogramowanie takie jak SAP SuccessFactors, Workday, czy polskie systemy, np. Teta lub Symfonia pozwalają na zbieranie i przetwarzanie danych dotyczących m.in.:

· struktury zatrudnienia,

· rotacji pracowników i powodów odejść

· absencji

· urlopów

· wynagrodzeń

· struktury organizacyjnej

· struktury demograficznej

‍

Systemy te to doskonały punkt wyjścia do wdrożenia raportowania HR w firmie z kilku powodów. Po pierwsze integrują informacje w jednym miejscu, co ułatwia generowanie raportów i analiz. Po drugie systemy te wymagają od pracowników wprowadzających dane przestrzegania określonych formatów. Dzięki temu zazwyczaj charakteryzują się one stosunkowo wysoką jakością, a to znacznie ułatwia raportowanie. Dodatkowym atutem rozpoczęcia raportowania HR od danych kadrowo-płacowych jest fakt, że dane te są łatwo dostępne. Większość systemów kadrowo-płacowych umożliwia szybki i prosty eksport wybranych danych.

‍

Jak pokazuje nasze doświadczenie z wdrażania raportowania HR w firmach, dane z systemu kadrowo płacowego mogą zaspokoić nawet 60-80% potrzeb biznesowych, kiedy mówimy o wskaźnikach HR. To wszystko sprawia, że dzięki danym w nich zgromadzonym jesteśmy w stanie przygotować użyteczny biznesowo raport, zawierający szereg kluczowych wskaźników. Przykład takiego dashboardu znajduje się poniżej:

‍

‍

2. Dane z poszczególnych procesów HR

Kiedy w firmie funkcjonują już podstawowe wskaźniki HR na temat stanu zatrudnienia, rotacji, absencji czy wynagrodzeń, warto w kolejnym kroku dołączyć do raportowania dane z pozostałych procesów HR, takich jak:

· Rekrutacja

· Onboarding

· Szkolenia

· Oceny

· Zarządzanie talentami

· Badania pracowników

· Offboarding

‍

Dane te często gromadzone są przez dedykowane aplikacje lub systemy (np. system ATS w rekrutacji). W takim przypadku trzeba najpierw przeanalizować, w jaki sposób możemy mieć do nich dostęp (np. czy możemy je eksportować do plików .xml lub csv, czy możemy pobierać je automatycznie przez tzw. API, czyli interfejs do przesyłania danych między aplikacjami). Część danych z powyższych procesów może być również gromadzona ręcznie w plikach excel i również skutecznie wykorzystana do raportowania, dzięki wsparciu narzędzi BI (Business Intelligence).

‍

3. Dane operacyjne

Jeśli chcemy pokazać, w jaki sposób działania HR przekładają się na wyniki organizacji koniecznie do raportowania powinniśmy również włączyć dane z innych obszarów biznesu: produkcji, finansów czy sprzedaży. Zestawienie tych danych z danymi HR pozwoli nam lepiej kontrolować koszty pracy, sprawdzać efektywność szkoleń sprzedażowych albo odpowiedzieć sobie na pytanie czy satysfakcja z pracy rzeczywiście przekłada się na większą efektywność.

‍

4. Benchmarki i raporty rynkowe

Kolejnym źródłem danych dla HR mogą być raporty zewnętrzne. Dobrym przykładem są tutaj np. raporty wynagrodzeń, czy benchmarki dostarczane przez instytucje badawcze (np. GUS, Eurostat). Dzięki nim można porównać wskaźniki HR swojej firmy z rynkiem i zidentyfikować ewentualne obszary wymagające poprawy.

‍

Mam już dane do raportowania wskaźników HR i co dalej?

‍

Samo zbieranie danych nie wystarczy. Aby dane HR były użyteczne, konieczna jest ich odpowiednia analiza. I tu z pomocą przychodzą narzędzia Bussiness Intelligence, takie jak Power BI, Tableau czy Qlik, które pozwalają zintegrować dane HR z wielu różnych źródeł oraz umożliwiają ich wizualizację i interpretację w sposób, który jest przejrzysty i łatwy do zrozumienia dla decydentów. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej jakie możliwości dają takie narzędzia zerknij do TEGO artykułu.

‍

Podsumowanie

Efektywne raportowanie wskaźników HR wymaga dostępu do danych z różnych źródeł, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Kluczowe jest nie tylko pozyskiwanie tych danych, ale także ich odpowiednia analiza i interpretacja. W dobie transformacji cyfrowej firmy coraz częściej sięgają po zintegrowane systemy HRM oraz narzędzia BI, które ułatwiają proces raportowania i wspierają podejmowanie decyzji opartych na danych.

‍

‍

‍

‍