Excel vs narzędzia BI

W wielu organizacjach analiza wskaźników HR nadal opiera się na Excelu. Choć to podejście jest powszechne, jego ograniczenia stają się coraz bardziej widoczne w kontekście rosnącej złożoności procesów HR. Tymczasem tylko niewielki odsetek firm wykorzystuje bardziej zaawansowane narzędzia business intelligence, takie jak np. Power BI, które oferują nowoczesne, interaktywne podejście do analityki HR.

‍

Przejście od prostych arkuszy kalkulacyjnych do dynamicznych dashboardów to istotny krok w kierunku efektywniejszego zarządzania danymi HR. Interaktywne pulpity umożliwiają nie tylko szybką i wygodną prezentację wskaźników w atrakcyjnej wizualnie formie, ale także swobodne filtrowanie i analizowanie informacji według dowolnie zdefiniowanych kryteriów (działów, zespołów, wieku, płci, stanowiska, itp.). Tak zaawansowany poziom analizy i prezentacji danych jest w zasadzie nieosiągalny w przypadku Excela, nawet przy wykorzystaniu tabel przestawnych.

Excel to:

• Wysoka pracochłonność – ręczna edycja i aktualizacja danych wymagają dużego zaangażowania i czasu;
• Brak zaawansowanych zabezpieczeń – dane wrażliwe, takie jak wynagrodzenia czy informacje osobowe, są narażone na niekontrolowany dostęp;
• Podatność na błędy – duża liczba operacji manualnych sprzyja pomyłkom, co może prowadzić do błędnych analiz;
• Ograniczenia techniczne – limit 1,2 miliona wierszy może być niewystarczający dla dużych organizacji;
• Problemy z integracją danych – zazwyczaj pojawiają się trudności w płynnym łączeniu informacji z różnych systemów HR i źródeł.

Narzędzia BI to:

• Automatyczne i bezobsługowe raporty – raz skonfigurowane raporty aktualizują się automatycznie;
• Czytelne i interaktywne dashboardy – dane prezentowane są w przystępnej, wizualnej formie;
• Zaawansowane zabezpieczenia danych (RLS - row level security) – możliwość precyzyjnego nadawania uprawnień dostępu wybranym pracownikom, działom lub menedżerom;
• Automatyczna aktualizacja danych – eliminacja potrzeby ręcznego wprowadzania zmian;
• Zaawansowane czyszczenie danych – odpowiednio skonfigurowany raport sam wykrywa i usuwa błędy;
• Brak limitu wierszy – przystosowanie do pracy z dużymi zbiorami danych;
• Intuicyjna obsługa – użytkownicy mogą samodzielnie eksplorować dane i tworzyć własne analizy;
• Możliwość wykorzystania Python, R, AI/LLM – zaawansowane modele analizy danych i prognozowanie trendów;
• Łatwa integracja z systemami HR – gotowe konektory do popularnych systemów kadrowych i płacowych.

‍

Jak wybrać narzędzie BI?

Przy podejmowaniu decyzji związanej z wyborem narzędzia BI warto wziąć pod uwagę następujące kryteria:

‍

1. Obecny wybór narzędzi BI w organizacji 

Na początku warto sprawdzić, czy w organizacji funkcjonuje już narzędzie BI wykorzystywane przez inne działy, ale które nie zostało jeszcze wdrożone w HR. W takiej sytuacji warto skonsultować się z działem IT w celu rozszerzenia jego funkcjonalności na potrzeby analityki HR.

‍

2. Środowisko technologiczne firmy

Większość firm korzysta z ekosystemu Google lub Microsoft, dlatego naturalnym wyborem jest narzędzie BI zgodne z używanym środowiskiem. Zapewni to płynną integrację z istniejącymi systemami i usprawni przepływ danych. W środowisku Google jest nim Looker Studio, natomiast firmy pracujące na Microsoft najczęściej wybierają Power BI.

‍

3. Koszty wdrożenia i utrzymania

Przed podjęciem decyzji należy uwzględnić koszty wdrożenia i uruchomienia narzędzia, a także przeanalizować jego model licencjonowania, utrzymania i bieżące koszty eksploatacji.

‍

4. Integracje z systemami HR

Warto sprawdzić, czy dane narzędzie BI oferuje gotowe połączenia z systemami, które są już używane w organizacji. Choć możliwe jest stworzenie dodatkowych integracji, wiąże się to z dodatkowymi kosztami i czasem wdrożenia. 

‍

5. Bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami

Ważnym aspektem jest bezpieczeństwo danych – należy sprawdzić mechanizmy zabezpieczeń oraz lokalizację przechowywania danych. Najlepiej, aby były one przechowywane na terenie UE, co zapewni zgodność z regulacjami dotyczącymi ochrony danych (np. RODO).

‍

6. Łatwość obsługi dla użytkownika końcowego

Narzędzie BI powinno być intuicyjne i łatwe w obsłudze, aby użytkownicy mogli samodzielnie analizować dane, tworzyć raporty i dashboardy bez konieczności angażowania działu IT. Im prostsza obsługa, tym większa adaptacja narzędzia w organizacji.

‍

7. Możliwość analizy i wizualizacji

Ze względu na zaawansowane opcje analizy i wizualizacji danych, warto sprawdzić, czy zakres dostępnych wykresów, możliwość interaktywnego filtrowania danych oraz personalizacja raportów spełniają wymogi organizacji.

‍

8. Możliwość wykorzystania sztucznej inteligencji

Możliwość integracji z modelami językowymi oraz uruchamiania dodatkowych skryptów analitycznych znacząco zwiększa potencjał narzędzia BI. W dobie dynamicznego rozwoju AI dostępność takich funkcjonalności staje się kluczowa.

‍

Dlaczego warto wybrać Power BI?

Microsoft Power BI to jedno z najlepszych narzędzi BI dostępnych na rynku, a jego popularność nie jest przypadkowa. Microsoft Power BI to:

‍

Lider rynku BI

Power BI jest jednym z najczęściej wybieranych narzędzi do analityki biznesowej. W związku z tym posiada szeroką społeczność użytkowników i bogatą bazę materiałów edukacyjnych, ułatwiających naukę i wdrożenie.

‍

Integracja z ekosystemem Microsoft

Power BI jest w pełni zintegrowany z narzędziami Microsoft, takimi jak Teams, Outlook, SharePoint czy PowerPoint. Umożliwia to bezpośrednie osadzanie raportów w aplikacjach Microsoft 365 oraz proste pobieranie z nich danych do raportowania.

‍

Niskie koszty

Ze względu na powszechność i uniwersalność środowiska Microsoft, Power BI to stosunkowo niskie koszty wdrożenia. W kontekście HR oznacza to szybki zwrot z inwestycji.

‍

Bezpieczeństwo danych

Microsoft zapewnia pełną kontrolę nad lokalizacją przechowywania danych, co jest kluczowe dla zgodności z RODO. Zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń, takie jak Row-Level Security (RLS), umożliwiają precyzyjne zarządzanie dostępami i ochronę wrażliwych informacji.

‍

Przykładowe zastosowania dashboardu HR w Power BI

Wykorzystanie dashboardów HR w Power BI pozwala na mierzenie wskaźników takich jak:

‍

• ROI zatrudnienia (analiza zwrotu kosztów poniesionych na rekrutację, rozwój i utrzymanie pracowników)
• Fluktuacja i rotacja pracowników
• Luka płacowa i dane dotyczące wynagrodzeń (jest to szczególnie istotne w kontekście dyrektywy 2023/970 z 10 maja 2023 r.)
• Struktura zatrudnienia (analiza demograficzna zespołów pod kątem wieku, płci, narodowości itp.)
• Ocena realizacji celów i efektywności pracy jednostek, działów i zespołów
• Raportowanie ESG.

‍

Systematyczne monitorowanie danych nie tylko dostarcza rzetelnych informacji, ale także umożliwia prognozowanie przyszłych potrzeb kadrowych na podstawie trendów historycznych. Dzięki analizie danych organizacje mogą skutecznie identyfikować talenty, optymalizować procesy HR oraz podejmować decyzje wspierające poprawę kluczowych wskaźników efektywności (KPI).

‍

Jak wdrożyć Dashboard HR w Power BI?

Aby skutecznie wdrożyć Power BI w obszarze HR, należy przejść przez kilka etapów:

‍

1. Określenie celów i potrzeb raportowania HR

Na początku dział HR powinien jasno zdefiniować, jakie wskaźniki mają być monitorowane (np. rotacja, absencja, luka płacowa, koszty zatrudnienia). Do tego konieczna jest dobra znajomość procesów biznesowych oraz świadomość, które dane są istotne dla optymalizacji HR i zarządzania procesami personalnymi.

‍

2. Wybór i integracja źródeł danych HR

Należy przeanalizować, z jakich systemów (np. kadrowo-płacowych, ERP, ATS) będą pobierane dane. Kluczowe jest zrozumienie, jak te systemy współdziałają oraz jakie mają ograniczenia w zakresie eksportu i integracji danych.

‍

3. Techniczne wdrożenie dashboardu w Power BI

W zależności od dostępnych zasobów i kompetencji, wdrożenie Power BI można przeprowadzić na dwa sposoby:

‍

Samodzielnie

Samodzielne wdrożenie narzędzia wymaga posiadania w organizacji osób z odpowiednim know-how technicznym i HR-owym. Kluczowe jest, by takie osoby potrafiły poprawnie wdrożyć liczenie wskaźników HR w oparciu o zrozumienie procesów biznesowych, a także przeprowadzić wdrożenie techniczne.

Przy samodzielnym wdrożeniu problematyczna pozostaje jednak kwestia dostępu do danych. Nie zawsze wskazane jest, by np. dział IT otrzymał wgląd w wynagrodzenia czy inne dane wrażliwe, a podczas pracy z danymi będzie to nieuniknione.

‍

Wdrożenie z partnerem

Kolejną opcją jest przeprowadzenie wdrożenia we współpracy z zewnętrznym dostawcą. Partner może pomóc w konfiguracji systemu, integracji danych oraz szkoleniu zespołu HR. Takie podejście może przyspieszyć proces i zagwarantować poprawne wdrożenie bez udostępniania wrażliwych danych pracownikom.

‍

4. Przeszkolenie użytkowników danych

Po przeprowadzeniu wdrożenia, osoby z działu HR powinny zostać przeszkolone w zakresie analizy i interpretacji danych. Szkolenie powinno obejmować zarówno podstawy obsługi Power BI, jak i analizy i interpretacji wykresów.

‍

Wdrożenie analityki HR w Power BI - podsumowanie

Decydując się na współpracę z doświadczonym partnerem, możesz znacząco przyspieszyć i usprawnić proces wdrożenia. W Mocni w HR specjalizujemy się w analityce HR i wdrożeniach Power BI, oferując:

• Ekspercką wiedzę techniczną – posiadamy zaawansowane know-how w zakresie Power BI i integracji danych HR;
• Głębokie zrozumienie HR – znamy najlepsze praktyki rynkowe i aktualne standardy analizy absencji, rotacji oraz innych wskaźników HR;
• Szybkie wdrożenie – cały proces trwa od 4 do 6 tygodni;
• Znajomość ekosystemu Microsoft – swobodnie poruszamy się w narzędziach Microsoft 365, co pozwala na płynną integrację Power BI z Twoimi systemami;
• Bezpieczeństwo danych – Twoje dane są chronione, a dostęp do nich mają wyłącznie upoważnione osoby.

Jeśli rozważasz wdrożenie Power BI w swojej firmie, kliknij tutaj i umów się z nami na bezpłatną konsultację. Przeanalizujemy Twoją sytuację i pomożemy dobrać najlepsze rozwiązania.

‍