Co to jest dashboard HR?

Każdy samochód ma deskę rozdzielczą, na której prezentowane są kluczowe parametry pojazdu, takie jak prędkość czy zużycie paliwa. Ciężko wyobrazić sobie jazdę samochodem bez prędkościomierza czy wskaźnika poziomu paliwa. Podobną rolę pełni dashboard w obszarze HR. Można nazwać go deską rozdzielczą lub panelem sterowania, który pokazuje kluczowe dane na temat pracowników i procesów HR w naszej organizacji. Przy pomocy kilku kliknięć wyświetlimy na nim interesujące nas dane i wskaźniki HR. Bez konieczności wykonywania dodatkowych analiz czy obliczeń. Poniżej przykład tego jak może wyglądać jedna z podstron takiego dashboardu:

‍

‍

Dashboard HR - twoje narzędzie do podejmowania kluczowych decyzji

Dlaczego każda organizacji powinna przynajmniej rozważyć wdrożenie dashboardu HR? Odpowiedź jest bardzo prosta. Ponieważ pozwala on w sposób świadomy zarządzać polityką personalną i podejmować decyzje w oparciu o dane. Jak mawiał Edwards Deming, bez danych, każdy z nas jest tylko kolejną osobą, która ma do zaprezentowania swoją prywatną opinię. Z danymi, zaczynamy świadomie zarządzać otaczającą nas rzeczywistością i wywierać na nią wpływ.

Trudno wyobrazić sobie zarządzanie czymś tak skomplikowanym i wielowymiarowym jak HR, bez odpowiednich danych na temat pracowników, absencji, wynagrodzeń, rotacji i innych kluczowych miar. Zbieranie wszystkich tych informacji ręcznie przy użyciu plików MS Excel jest tak bardzo czasochłonne, że często przestaje mieć jakikolwiek sens. Dlatego właśnie warto wdrożyć i wykorzystywać w swojej organizacji dashboard HR.

‍

Korzyści z wdrożenia dashboardu HR

Tak jak wspomniałem, główną korzyścią z wdrożenia dashboardu HR jest uzyskanie kontroli nad tym co dzieje się w organizacji i możliwość świadomego zarządzania polityką HR w oparciu o dane. Ale to nie wszystko co w praktyce daje nam takie wdrożenie. Oprócz strategicznego znaczenia, ma ono również szereg operacyjnych korzyści, które odczujemy w codziennej pracy.

‍

Wszystkie dane HR w jednym miejscu

Jednym z głównych wyzwań raportowania HR w firmach jest konieczność łączenia różnych informacji, aby podjąć decyzję. Dane, które są rozsiane w różnych plikach i systemach najczęściej utrudniają, a nie ułatwiają wyciąganie wniosków. Dashboard HR integruje je wszystkie w jednym miejscu i umożliwia generowanie interesujących nas analiz za pomocą kilku kliknięć. Wystarczy wybrać z listy interesujące nas dane, a całość analiz przeliczy się dla nas automatycznie.

‍

Oszczędność czasu dzięki automatyzacji raportowania

Wdrożony dashboard HR sprawi, że oszczędzisz mnóstwo czasu na raportowanie. Koniec z comiesięcznym „klejeniem” tabel, robieniem pivotów i prezentacji dla zarządu oraz menedżerów. Dashboard HR odświeży się sam w momencie kiedy zasilisz go nowymi danymi. Wystarczy kliknąć „odśwież”, a wszystkie dane załadują się automatycznie. Nasze wdrożenia pokazują, że czas przeznaczony na raportowanie jest redukowany nawet o 95%!

‍

Atrakcyjne i przejrzyste wizualizacje

Podobno jeden obraz wart jest więcej niż 1000 słów. Podobnie jest z wizualizacją danych. Dobry, przejrzysty wykres, często ułatwia i skraca komunikację wokół kluczowych decyzji. Dashboard HR zapewni Ci nie tylko dane, ale również ich atrakcyjną wizualizuję, która ułatwi jego odbiorcom zrozumienie co dzieje się w danych.

‍

Spojrzenie na problem z wielu perspektyw - wielowymiarowe analizy

Czy wyniki pracowników są zależne od poziomu absencji? A może znaczenie mają ich kompetencje i szkolenia? A może jakość przełożonego i sposób w jaki premiuje swój zespół? Dashboard HR pozwoli Ci przetestować wszystkie te hipotezy kilkoma kliknięciami. Dzięki temu, że łączy różne dane na temat pracowników, pozwala prowadzić wielowymiarowe analizy, które wymagają wykorzystania wielu źródeł danych. W MS Excelu zajęłoby Ci to dziesiątki godzin.

‍

Bezpieczeństwo danych

Wynagrodzenia pracowników, premie, absencje, oceny. To bardzo wrażliwe dane. Każda organizacja powinna dbać o ich bezpieczeństwo. Wdrożenie dashboardu HR daje Ci nie tylko możliwości analityczne, ale również zarządzanie uprawnieniami do danych na najwyższym poziomie. Dashboard automatycznie steruje tym, kto może oglądać wybrane dane, a komu nie powinny być wyświetlane. Nie musisz już dłużej męczyć się pilnowaniem danych i hasłowaniem plików MS Excel, które wysyłasz menedżerom. Dashboard zadba o bezpieczeństwo Twoich danych za Ciebie.

Budowanie kultury danych

Korzyści, które opisałem powyżej widoczne są od razu, w pierwszym miesiącu korzystania z dashboardu HR. Ale jest coś jeszcze, coś czego nie widać od razu. To wpływ jaki wywiera dashboard na organizację i jej liderów w dłuższej perspektywie czasowej. Dashboard pozwala na udostępnianie danych liderom. Każdy ze wskazanych menedżerów może przeanalizować swoje dane, odnieść je do organizacji i zacząć świadomie zarządzać swoimi pracownikami. W dłuższej perspektywie (kilka miesięcy) systematyczna praca z danymi zaczyna zmieniać sposób w jaki liderzy patrzą na ludzi oraz procesy HR. Dostrzegają to, że ich decyzje przekładają się na konkretne parametry widoczne w dashboardzie. Widzą, że jakość zarządzania wpływa na poziom rotacji i koszty jakie się z tym wiążą. Taka zmiana świadomości jest trudna do wycenienia w złotówkach, ale ma olbrzymi wpływ na całą organizację oraz na to, w jaki sposób menedżerowie współpracują z działem HR.

‍

Dashboard HR - praktyczne zastosowania

Dashbord HR pozwala raportować dane dotyczące właściwie każdego obszaru HR i procesu, który jest realizowany przez dział personalny. Przyjrzymy się najczęstszych zastosowaniom, z których korzystają nasi Klienci.

‍

Kontrola stanu zatrudnienia i fluktuacji – to zapewni Ci podstawowy dashboard HR pokazujący szczegółowe dane na temat stanu osobowego, zatrudnienia nowych pracowników, odejść, rotacji, struktury organizacji oraz demografii pracowników. To absolutny „must have” dla każdego działu HR i jednocześnie doskonały punkt startu, aby rozbudowywać dashboard o kolejne zastosowania i dane.

‍

Kontrola budżetu i analityka wynagrodzeń – to jedno ze strategicznych zastosować dashboardu HR. Po połączeniu go z danymi na temat wynagrodzeń możliwa staje się szczegółowa analityka kosztów personalnych oraz zaawansowane analizy porównawcze w zakresie wynagrodzeń.

‍

Kontrola absencji oraz wykorzystania urlopów – dashboard pozwoli Ci również analizować absencje oraz ich wpływ na organizację, a także poradzić sobie z kluczową bolączką wielu firm, czyli kontrolować odpowiednie wykorzystanie urlopów i wyliczać rezerwę urlopową.

‍

Zrozumienie przyczyn rotacji i jej wpływu na wynik finansowy firmy – odpowiednio przygotowany dashboard pozwoli Ci na lepsze zrozumienie powodów odejść pracowników oraz wyliczy automatycznie koszty związane z rotacją.

‍

Zarządzanie efektywnością rekrutacji – poprzez połączenie z Twoim systemem ATS oraz danymi na temat zadowolenia kandydatów dashboard umożliwia monitorowanie wąskich gardeł w procesach rekrutacyjnych i systematyczne podnoszenie ich efektywności.

‍

Zarządzanie efektywnością działań rozwojowych – kontrola działań rozwojowych oraz ich kosztów to kolejne z kluczowych zastosowań dashboardu HR.

‍

Well-being pracowników – satysfakcja pracowników, poziom obciążenia pracą, absencje chorobowe, niewykorzystane urlopy, to tylko wybrane czynniki, które wpływają na dobrostan zatrudnionych pracowników. Stałe monitorowanie well-beingu to jedno z kluczowych zastosować dashboardu HR we współczesnych organizacjach.

‍

Diversity and Inclusion – równość wynagrodzeń ze względu na płeć czy narodowość, kluczowe statystyki D&I, to kolejne zastosowanie dashboardu HR wdrażane przez coraz więcej firm.

‍

‍

Dashboard HR - jak to działa?

Jest wiele narzędzi, które można wykorzystać do zbudowania dashboardu prezentującego wskaźniki i dane HR. Najpopularniejszym i najczęściej wykorzystywanym na świecie jest dziś Microsoft Power BI. Pozwala on połączyć ze sobą właściwie dowolne źródła danych, stworzyć interesujące nas wskaźniki oraz zaprojektować i wdrożyć przystępne dla odbiorców wizualizacje.

Dashboard wykonany w Power BI jest szczególnie dobrym rozwiązaniem w firmach, które na co dzień korzystają z pakietu Microsoft 365 (dawniej Office 365) ponieważ pozwala na łatwą integrację z innymi źródłami danych, które są dostępne w ramach pakietu, na przykład z SharePoint lub plikami MS Excel.

‍

‍

Jak wdrożyć dashboard HR?

Wdrożenie dashboardu HR to proces prostszy niż myślisz. Z naszych doświadczeń wynika, że najefektywniej zrealizować go, dzieląc projekt na cztery kroki.

‍

Krok 1 – Przegląd (audyt) dostępnych danych

Przyjrzyj się dostępnym w Twojej organizacji danym HR oraz innym, które warto włączyć do dashboardu (np. dane sprzedażowe). Oceń ich jakość oraz zdecyduj czy chcesz, aby były dostępne w dashboardzie.

‍

Krok 2 – Zaprojektowanie wskaźników HR oraz wizualizacji danych

Na tym etapie trzeba podjąć kluczowe decyzje dotyczące tego, jakie wskaźniki HR powinny być raportowane oraz jak chcemy je zdefiniować. Istotne jest to, aby były powiązane ze strategią firmy oraz były dostosowane do specyfiki jej działania.

‍

Krok 3 – Techniczne wdrożenie dashboardu HR

Na tym etapie przychodzi pora na pełne wykorzystanie możliwości jakie daje Power BI. W tym kroku wdrażane jest automatyczne łączenie i ładowanie danych, obliczanie zaprojektowanych wcześniej wskaźników HR oraz uruchomienie wizualizacji, których potrzebują użytkownicy.

‍

Krok 4 – Przeszkolenie kluczowych użytkowników

Jak każde narzędzie, również dashboard HR, daje wartość w rękach przygotowanych do jego wykorzystania pracowników HR i menedżerów.

‍

Wdróż swój dashboard HR

Zacznij w pełni korzystać ze swoich danych HR. Zamień rozsiane w różnych systemach i plikach dane, w jeden spójny dashboard, który ułatwi Ci podejmowanie kluczowych decyzji.

Napisz do mnie lub umów się na bezpłatną konsultację. Chętnie pomogę Ci zaplanować wdrożenie w Twojej firmie i podzielę się doświadczeniami z wdrożeń u naszych Klientów.

‍