Przydatność biznesowa - pierwsze kryterium wyboru wskaźników HR

Pierwszym kryterium, które należy brać pod uwagę podczas dobierania wskaźników HR dla swojej organizacji, jest tak zwana przydatność biznesowa. Jak ją ocenić? W tym celu zalecamy korzystanie z trzech pomocniczych kryteriów:

• Powiązanie z celami firmy
• Możliwość podejmowania działań
• Prostota wskaźnika

‍

Powiązanie wskaźników HR z celami firmy

Skuteczne wskaźniki HR, które są przydatne biznesowo, powinny być silnie powiązane ze strategicznymi celami firmy, a wręcz z nich wynikać. Na przykład, jeżeli celem organizacji jest zmniejszanie kosztów i szukanie oszczędności, wówczas dobranie odpowiednich wskaźników powinno wykazać, które działania są nieefektywne kosztowo i jakie obszary należy zoptymalizować. W takiej sytuacji duże znaczenie będą miały przykładowo, takie wskaźniki jak koszty rotacji, czy koszty szkoleń oraz to, czy wykorzystujemy te szkolenia efektywnie.

Innym przykładem może być organizacja, której celem jest szybki wzrost. Może być nią młody Startup, który dostał dofinansowanie i szuka najlepszych talentów na rynku oraz wdraża nowe technologie. W takim wypadku aspekt finansowy nie jest tak istotny, a koszty rotacji będą miały dużo mniejsze znaczenie, niż np. wskaźniki monitorujące zadowolenie pracowników i ich chęć do związania się z firmą długoterminowo. Nie ze względu na koszty, tylko z perspektywy dostarczania klientom długoterminowej wartości.

Dlatego pierwszy aspekt, który należy wziąć pod uwagę, wdrażając wskaźniki HR, to ich analiza pod kątem dopasowania do celów organizacji. Tutaj warto obrać cele strategiczne jako punkt wyjścia i kaskadować je na poszczególne akcje HR-owe. A mówiąc precyzyjniej na wskaźniki, którymi możemy te akcje mierzyć.

Wskaźniki HR powinny umożliwiać podejmowanie działań

Drugim kryterium, które pozwala wybierać przydatne biznesowo wskaźniki HR dla naszej organizacji, jest możliwość podejmowania działań na ich podstawie. Wdrażając wskaźnik warto sprawdzić, czy dostarcza on informacji, które będą możliwe do przeniesienia na praktyczne działanie np. podjęcie interwencji w tym obszarze organizacji, w którym dany wynik plasuje się na zbyt niskim lub zbyt wysokim poziomie. Chodzi tutaj zatem o możliwość przełożenia danego wskaźnika na konkretną akcję lub decyzję.

Przykładowo, jeżeli organizacji zależy na zwiększeniu efektywności szkoleń, wówczas wskaźnik kosztów działań szkoleniowych nie będzie wystarczający, aby odpowiedzieć na kluczowe pytanie: czy nasze szkolenia są efektywne. Nie dostarczy też informacji o tym, jakie działania należy podjąć, aby wzmocnić ten obszar. Z tego powodu warto szukać takich wskaźników, które pozwalają nam od razu podjąć działanie, gdy widzimy, że coś się dzieje.

Na możliwość podejmowania decyzji na podstawie wskaźników ma też wpływ sposób, w jaki raportujemy dane HR w organizacji. Im bardziej szczegółowy i precyzyjny jest nasz system raportowania danych, tym łatwiej podejmować decyzje. Dzieje się tak, ponieważ jesteśmy w stanie np. określić, w których dokładnie obszarach firmy wskaźniki HR pokazują coś niepokojącego.

Prostota wskaźnika HR ma przełożenie na przydatność biznesową

Trzecim aspektem, który należy wziąć pod uwagę, oceniając przydatność biznesową wskaźników HR, jest ich prostota. Możemy tworzyć bardzo skomplikowane wskaźniki o mocno rozbudowanych wzorach. Co więcej, mogą one być bardzo rzetelne, obiektywne i miarodajne. Jednak gdy będą zbyt trudne do zrozumienia przez pracowników, wówczas ci nie będą chcieli z nich korzystać. To niezwykle istotna cecha wskaźników HR przydatnych biznesowo. Jeżeli nie będzie on intuicyjny lub – co gorsza – zostanie wyrażony w jakiejś skomplikowanej jednostce, której ludzie nie zrozumieją, to dużo trudniej będzie im z tym wskaźnikiem pracować i wyciągać wnioski na jego podstawie.

Oczywiście czasem trzeba używać bardziej skomplikowanych wskaźników, jak np. comparatio do wewnętrznej mediany wynagrodzeń, który nie jest tak oczywisty, kiedy wyrażamy go w procentach. Natomiast przy wyborze wskaźników HR dla naszej organizacji należy kierować się zasadą „im prościej, tym lepiej”. Dlatego twórzmy wskaźniki zrozumiałe nie tylko w hermetycznych działach analityki HR, ale przede wszystkim dla osób, które na ich podstawie podejmują decyzje w organizacji.

Podsumowując: Podstawowe kryterium doboru wskaźników HR w naszej organizacji to przydatność biznesowa, która składa się z trzech aspektów. Pierwszym z nich jest powiązanie z celami biznesowymi. Wskaźnik, który nie jest powiązany z celami, nie ma specjalnie sensu ponieważ nie mierzy nic wartościowego dla organizacji. Po drugie wskaźnik HR musi dawać możliwość podejmowania sensownych decyzji – po których występują jakieś akcje lub zapadają konkretne decyzje. No i wreszcie po trzecie, wskaźnik przydatny biznesowo nie może być zbyt skomplikowany.

Dostępność danych - drugie kryterium wyboru wskaźników HR

Przydatność biznesowa to pierwsza oś oceny, którą warto się kierować, kiedy zastanawiamy się, jakie wskaźniki HR monitorować w firmie. Drugą osią oceny wskaźników HR, jest kwestia dostępności danych do ich obliczenia i łatwości ich pozyskiwania. Aspekt ten ma bezpośredni wpływ na cykliczne uaktualnianie wskaźników. Kwestię dostępności danych można łatwo zobrazować na przykładzie: jeżeli za każdym razem muszę pozyskiwać dane od innych osób w organizacji, poszukiwać tych informacji, czekać na nie (a często wręcz „prosić się” o to, aby ktoś te dane mi dostarczył), to po prostu ten wskaźnik będzie trudny do wdrożenia i regularnego monitorowania.

Aby podejmować trafne decyzje na podstawie wskaźników HR, potrzebujemy takich wskaźników, które bazują na aktualnych danych (np. za konkretny miesiąc czy kwartał). Dlatego kwestia łatwości pozyskania tych danych gra tutaj kluczową rolę.

‍

Wdrażanie wskaźników HR w organizacji - praktyczne narzędzie, dzięki któremu ustalisz priorytety

Żeby ułatwić Ci wybór wskaźników HR dla Twojej organizacji, przygotowaliśmy narzędzie – macierz oceny wskaźnika. Mamy na niej dwie osie oceny wdrożenia wskaźników HR w organizacjach. Na jednej z nich znajduje się przydatność dla biznesu. Na drugiej łatwość pozyskania danych niezbędnych do wyliczenia wskaźnika. Gdy ocenimy wskaźniki pod kątem tych 2 kryteriów, wówczas łatwo będzie podjąć decyzję, od wdrożenia których wskaźników HR powinniśmy zacząć. Osie dzielą wskaźniki na cztery ćwiartki:

‍

• Pierwsza ćwiartka to wskaźniki kluczowe, które powinniśmy wdrożyć natychmiast i które są dla nas najistotniejsze biznesowo. Cechują się one wysoką dostępnością danych i możliwością szybkiego wdrożenia. W tej ćwiartce znajdują się wszystkie te wskaźniki, które łatwo nam oszacować, bo np. mamy system, który dostarcza nam dane, pozwala zautomatyzować pewne procesy m.in. sprawić, aby dany wskaźnik wyliczał się sam. Wysoką wartość osiągają one również na drugiej osi, która określa przydatność biznesową. Wskaźniki HR z tej ćwiartki możemy nazwać potocznie “quick wins” – ich wdrożenie jest  proste i szybko dostarcza wartość dla biznesu.

• W drugiej ćwiartce znajdziemy wskaźniki HR, które można nazwać aspiracyjnymi – czyli do wdrożenia później. Mają one dużą wartość biznesową, jednak jeśli chodzi o dostępność danych do ich obliczania, a także łatwość wdrożenia, to wypadają one słabo. Często powodem jest brak odpowiednich systemów w firmie lub rozproszenie informacji po różnych bazach danych. W ich przypadku należy wykonać dużo pracy, aby te dane pozyskać i zintegrować, jednak działanie to będzie wartościowe dla organizacji, dlatego warto ustalić je jako drugi priorytet.

• Dwie kolejne ćwiartki dają nam mniejszą wartość biznesowa i nie musimy się na nich tak bardzo koncentrować. Pierwsza z nich to wskaźniki, które kiedyś może wdrożymy, jednak nie są one priorytetem. Ćwiartkę tę można nazwać „Czemu nie?”, w której znajdują się mierniki stosunkowo łatwe do wdrożenia, ale nie dające dużej wartości biznesowej. Są to przeważnie takie wskaźniki, które jesteśmy w stanie w zasadzie z automatu obliczyć, np. na podstawie danych systemowych. One po prostu są i często je raportujemy, jednak nic specjalnego z tego nie wynika. Możemy się na nich skoncentrować wtedy, gdy już stosujemy w firmie wskaźniki z pierwszej i drugiej ćwiartki.

• Natomiast w ostatniej ćwiartce znajdują się wszystkie te wskaźniki, które trudno wdrożyć i które nie niosą ze sobą wartości biznesowej. Są one zazwyczaj stratą czasu. Tymi wskaźnikami po prostu nie warto się zajmować, a pracę nad analityką HR lepiej rozpocząć od wskaźników z wysokim priorytetem.

‍

Ta prosta macierz pozwoli ci ocenić wskaźniki HR, które rzeczywiście powinieneś mierzyć w pierwszej kolejności. W tym obszarze nie szukaj uniwersalnych rozwiązań, ponieważ takie nie istnieją. W różnych organizacjach inaczej ocenia się przydatność wskaźników i łatwość ich wdrożenia. Jeżeli organizacja ma zaimplementowany system ERP, to pewne dane będą łatwe do pozyskiwania, jeśli nie ma go wdrożonego, to zadanie to będzie trudniejsze. Poza tym każdorazowo będzie wymagało dostosowania pod konkretną organizację.

‍