Wyzwania związane z onboardingiem

‍

Sam onboarding na pierwszy rzut oka wydaje się dość prostym procesem. Chcemy zaprosić nową osobę do firmy, opowiedzieć jej o zadaniach, które ma wykonywać i pokazać specyfikę kultury naszej organizacji. Opowiadamy więc o tym, na czym dobrze się znamy – o firmie i zadaniach (to najczęściej bierze na siebie przełożony).

Proces ten jednak tylko z pozoru jest prosty. Nie dajmy się zwieść naszym pierwszym myślom. Dobry onbording, to nie jest jednostkowe wydarzenie, które można zamknąć w dwóch dniach szkolenia wstępnego. To proces wdrażania się nowej osoby w zadania i kulturę naszej firmy, który trwa od kilku tygodni do nawet roku. Pracownik dopiero po jakimś czasie, szacowanym najczęściej na kilka miesięcy, osiąga pełną efektywność i można powiedzieć o nim, że został wdrożony do firmy.

To rozciągnięcie w czasie procesu wdrożenia przysparza w działach HR bardzo wielu wyzwań związanych z operacyjną realizacją procesu, który powinien być rozciągnięty na 6 do 12 miesięcy. Jest to szczególnie duże wyzwanie w firmach, które zatrudniają rocznie powyżej kilkudziesięciu pracowników i urasta do naprawdę potężnego wyzwania w organizacjach, które rocznie przyjmują kilkuset pracowników.

Każda z nowych osób znajduje się przecież na innym etapie wdrożenia. Powinna w związku z tym dostać opiekę i informacje dostosowane do swojego aktualnego stażu pracy. Co więcej, wdrożenie różni się między sobą w zależności od typu stanowiska. Inaczej wdrażamy menedżera oddziału, a inaczej programistę. Ta specyfika powinna również zostać uwzględniona w dobrze opracowanym wdrożeniu.

Kiedy nałożymy na siebie te dwa podstawowe czynniki: etap na jakim jest aktualnie pracownik oraz typ stanowiska, na które się wdraża, proces staje się właściwie niemożliwy do realizacji bez zewnętrznych narzędzi IT. Narzędzia te są niezbędne do skoordynowania procesu i dostarczenia pracownikom odpowiednich informacji na każdy z etapów wdrażania się w firmę.

‍

Narzędzia do onboardingu - czy zawsze ci pomogą?

Na rynku znajdziemy mnóstwo narzędzi, które mogą nam ten proces usprawnić. Poczynając od rodzimych, wyspecjalizowanych w onboardingu aplikacji takich jak Gamfi czy HCM Deck, po globalne narzędzia służące do obsługi wielu procesów HR, np. Bamboo HR. Większość z nich to naprawdę ciekawe i dobre narzędzia, ale… wiele z nich stawia przed nami wyzwania ograniczające ich zastosowanie w firmach:

‍

1) Koszty

Większość specjalistycznych aplikacji do onboardingu możemy kupić w modelu subskrypcyjnym, płacąc miesięczną opłatę za każdego pracownika. Sprawia to, że z punktu widzenia wielu firm są one zwyczajnie drogie. Weźmy dla przykładu organizację zatrudniającą 100 osób rocznie i opłatę 5 dolarów za każdego użytkownika miesięcznie. Daje nam to 6000 dolarów rocznie czyli około 27 000 zł. Gdy opłata ta wzrasta do 10 dolarów, roczny koszt podwaja się i sięga 54 000 zł.

Czy to dużo? Dla jednych firm tak, a dla innych nie. Pamiętajmy, że są to jedynie koszty dostępu do narzędzia, które musimy samodzielnie skonfigurować i wdrożyć. I że narzędzie to obsłuży nam tylko jeden proces HR.

‍

2) Konieczność używania dodatkowych funkcji w narzędziu do onboardingu

W części dostępnych aplikacji HR (np. Bamboo HR) onboarding stanowi zaledwie jedną z wielu funkcjonalności. Platformy te skonstruowane są w taki sposób, aby użytkownik musiał przenieść do nich jak największą liczbę procesów. Z jednej strony to doskonałe rozwiązanie, bo wszystko mamy w jednym miejscu. Z drugiej strony, jak łatwo się domyślić, uruchamianie kolejnych modułów, generuje dodatkowe koszty na każdego użytkownika. I tym razem nie są to już tylko osoby objęte wdrożeniem, ale wszyscy pracownicy naszej firmy. No bo jaki sens ma uruchamianie dodatkowego modułu np. ocen pracowniczych, tylko dla nowych osób?

Dochodzi więc do sytuacji, że albo wykorzystujemy 5% systemu, albo musimy przenieść do niego wszystkich pracowników i płacić za każdego z nich.

‍

3) Kolejne miejsce do logowania się

W czasach „aplikacji na każdy problem” logowanie się do wielu systemów aby załatwić w nich pojedyncze procesy jest coraz bardziej uciążliwe. Niestety, zewnętrzna aplikacja do onboardingu, nawet ta najfajniejsza, wymaga od pracownika wejścia w kolejne środowisko IT. Nauczenia się go i pamiętania, że warto tam wchodzić, przynajmniej raz na jakiś czas.

‍

Automatyzacja onboardingu bez dodatkowych kosztów

‍

Gdyby nie dodatkowe koszty oraz konieczność pracy w nowym środowisku, aplikacje zewnętrzne byłyby doskonałymi narzędziami do onboardingu. Są elastyczne, pozwalają dostosowywać proces do potrzeb pracowników i firmy. Raportują dane, pokazując zaangażowanie pracowników we wdrożenie. Co więcej, pozwalają osobom nietechnicznym, pracującym w HR, zmieniać samodzielnie ustawienia procesu.

Czy istnieje alternatywa łącząca korzyści jakie dają te aplikacje przy jednoczesnym pozbyciu się wszystkich wad i trudności? Moim zdaniem tak, co więcej, jest ona dostępna w większości firm. Tą alternatywą jest środowisko Microsoft 365 (MS Office 365) oraz aplikacja Power Automate.

‍

Automatyczny onboarding z Microsoft 365 (MS Office 365)

‍

Wyobraź sobie następujący scenariusz:

1. Wchodzisz do panelu zarządzania i dodajesz do niego nowego pracownika. Podajesz jego podstawowe dane oraz datę dołączenia do firmy. Jeśli zatrudniasz wiele osób, możesz wgrać te dane z pliku MS Excel
2. System na podstawie wgranych danych opracowuje kolejkę wiadomości, które zostaną wysłane do nowych pracowników na ich skrzynki email oraz jako powiadomienia na MS Teams.
3. Dla każdego typu stanowisk możesz przygotować oddzielny harmonogram wysyłek, tak aby pracownik dostał odpowiednie informacje na czas. Na przykład w pierwszym, trzecim oraz trzydziestym dniu swojej pracy. A potem dodatkowe materiały, na przykład raz w miesiącu.
4. Każdy z pracowników, w zależności od stanowiska, może otrzymać inne treści, dostosowane do jego roli, np. linki do dokumentów, szkoleń elearningowych czy filmów wideo o firmie.
5. Proces wysyła również odpowiednie powiadomienia do przełożonych nowych osób. Informuje ich o zadaniach, które mają zrealizować z pracownikiem na każdym z etapów wdrożenia.
6. Całość procesu uruchamiasz jednym kliknięciem, a system sam dba o trzymanie się ustalonego planu.
7. Postępy pracowników oraz zaangażowanie menedżerów w proces możesz śledzić na interaktywnym dashboardzie Power BI, który pokazuje efektywność Twojego procesu.
8. Możesz rozwijać swój proces o dodatkowe funkcjonalności kiedy tylko tego potrzebujesz.

‍

Tego typu proces możesz stworzyć korzystając z aplikacji dostępnych w ramach Microsoft 365 nie ponosząc żadnych dodatkowych opłat. Jeśli dzisiaj Twoja organizacja korzysta z MS Teams i innych aplikacji zawartych w środowisku Office 365, to znaczy, że posiadasz wszystkie narzędzia, aby samodzielnie ułożyć tego typu proces. Nie musisz ponosić dodatkowych kosztów związanych z zakupem zewnętrznych aplikacji.

‍

Do stworzenia procesu wykorzystasz narzędzia, które już dzisiaj są dla Ciebie dostępne i za które płaci Twoja firma:

• SharePoint – to doskonałe miejsce do przechowywania materiałów onboardingowych dla pracowników. Pozwala on na stworzenie bazy wiedzy i jej udostępnianie w firmie.
• Stream – pozwoli Ci zarządzać dostępem do wdrożeniowych filmów wideo
• Sway – to narzędzie ułatwi Ci tworzenie interaktywnych treści dla pracowników
• Outlook i Teams – posłużą Ci do wysyłania powiadomień do pracowników
• Excel lub Power BI – pozwolą Ci raportować aktualny stan Twoje procesu.

‍

Automatyczny onboarding - Power Automate

‍

Zastanawiasz się jakim cudem te aplikacje zaczną same ze sobą współpracować, dając Ci doskonałe narzędzie do onboardingu? Odpowiedzią jest aplikacja Power Automate.

Jest to narzędzie będące częścią środowiska Microsoft, które służy do tworzenia automatycznych procesów, bazujących na aplikacjach Office 365. Power Automate „spina” je wszystkie w jeden działający mechanizm, który wykonuje zaplanowane przez Ciebie działania.

Co jest istotne:

• Nie wymaga dodatkowych opłat – standardowa licencja wystarczy do wdrożenia onboardingu w większości firm
• Nie wymaga od Ciebie umiejętności programowania – proces można zwyczajnie wyklikać
• Pracownicy mają wszystko w jednym środowisku, które znają. Ich onboarding dzieje się na MS Teams i w SharePoint. Nie muszą logować się do kolejnych systemów.

Fajnie, prawda?

‍

Zacznij automatyzować swoje procesy HR!

Jeśli chcesz poznać bliżej możliwości Power Automate i zautomatyzować w ten sposób swój HR, to mam dla Ciebie świetną wiadomość. Przygotowaliśmy BEZPŁATNE szkolenie online, w którym pokazujemy, w jaki sposób możesz zyskać nawet do 3 godzin dziennie automatyzując swoją pracę w HR. Wejdź na poniższy link i dołącz do grona uczestników: bezpłatne szkolenie.

‍