Co to jest Headcount?

Wskaźnik Headcount (HC), czyli dosłownie „liczba głów”, określa liczbę wszystkich pracowników zatrudnionych w firmie. Jest on zawsze wyrażany w liczbach całkowitych ponieważ nie da się zatrudnić połowy, ani części pracownika, nawet jeśli zatrudniamy go na połowę lub część etatu. Co to w praktyce oznacza?

‍

Jeśli mamy 3 pracowników, z których każdy pracuje na pół etatu to nasz Headcount wynosi 3.

‍

Jeśli zaś chcemy obliczyć liczbę pełnych etatów, posługujemy się wskaźnikiem FTE (full time equivalent – ekwiwalent pełnego etatu). W przeciwieństwie do HC, FTE nie musi być wyrażony w liczbach całkowitych. Jeśli np. mamy zatrudnione 4 osoby, z czego 2 na cały etat, a kolejne dwie na pół etatu, to nasz HC= 4, a FTE=3 (2 etaty + 0,5 etatu +0,5 etatu).

‍

Obliczanie Headcountu jest szczególnie przydatne w następujących sytuacjach:

• Planowanie zasobów ludzkich: Pomaga zrozumieć, czy firma ma wystarczającą liczbę pracowników do realizacji swoich celów.
• Budżetowanie i kontrola kosztów: Pomaga w planowaniu i kontrolowaniu kosztów związanych z zatrudnieniem.
• Analiza wydajności: Umożliwia porównanie liczby pracowników z wynikami firmy.

Jak analizować Headcount?

Sam wskaźnik liczby zatrudnionych nie mówi nam zbyt wiele o kondycji firmy, o tym czy mamy za dużo, czy za mało pracowników lub czy są oni wydajni. Dopiero obserwacja jego zmian w czasie oraz zestawienie go z innymi danymi HR daje nam szerszy obraz jak wygląda struktura zatrudnienia w naszej firmie i jak to się może przekładać na jej wyniki.

‍

Trendy w czasie: obserwacja zmian Headcountu w czasie pozwala na szybką analizę czy wielkość firmy rośnie, czy też maleje. Takie same trendy warto też śledzić w odniesieniu do poszczególnych business unitów, działów, czy różnych lokalizacji firmy.

‍

Zestawienie headcountu z takimi zmiennymi jak płeć pracowników, ich wiek czy też staż pracy, które pozwala szybko zorientować się czy w firmie/dziale przeważają osoby z dłuższym czy krótszym stażem pracy, czy zatrudniamy podobną liczbę kobiet i mężczyzn, jak wygląda struktura wiekowa

‍

Porównanie z innymi wskaźnikami, na przykład z zyskiem firmy w danym miesiącu pozwala wyliczyć zwrot z inwestycji na jednego zatrudnionego pracownika.

‍

‍

Headcount aktywny vs. nieaktywny

Analizując headcount w firmie warto również podzielić go na tzw., HC aktywny i HC nieaktywny. Co to właściwie znaczy?

‍

Aktywny Headcount odzwierciedla liczbę pracowników, którzy są obecnie zatrudnieni i aktywnie pracują w firmie, a mówiąc językiem kadrowo-płacowym to liczba osób, które świadczą pracę i znajdują się na liście płac firmy, czyli ich wynagrodzenie lub ewentualny zasiłek chorobowy stanowi koszt pracodawcy.

‍

Nieaktywny Headcount dotyczy pracowników, którzy są formalnie zatrudnieni przez firmę, ale z jakiegoś powodu tymczasowo nie pracują. Mowa tu np. o pracownikach na urlopach macierzyńskich/rodzicielskich, długoterminowych zwolnieniach lekarskich, urlopach bezpłatnych, zawieszeniu stosunku pracy.

‍

Wprowadzenie podziału na headcount aktywny i nieaktywny może być wartościowe dla firmy z kilku powodów. Umożliwia m.in. dokładniejsze planowanie zasobów dzięki lepszemu zrozumieniu, ilu pracowników jest dostępnych do pracy w danym momencie. Pozwala na identyfikację potencjalnych luk w obsadzie i planowanie rekrutacji lub zastępstw. Zwiększa też kontrolę nad kosztami. Nieaktywni pracownicy mogą generować różne koszty, a ich identyfikacja pomaga w dokładniejszym planowaniu budżetu.

Skąd brać dane do pomiaru HC i FTE?

Oba opisane wskaźniki są stosunkowo łatwe do raportowania jeśli firma posiada wdrożony system kadrowo-płacowy. Niezależnie od dostawcy takiego systemu, powinien on pozwolić na eksport danych z listą pracowników, na podstawie której możemy wyliczyć HC. Do obliczenia FTE potrzebujemy dodatkowo informacje o wymiarze czasu pracy danego pracownika.

‍

Łatwe i automatyczne raportowanie HC i FTE ułatwia w znaczący sposób wdrożenie dashboardu HR, który pozwala wyliczać te wskaźniki jednym kliknięciem dla wybranych przez nas obszarów firmy. Korzystając z dashboardu HR, możemy również wykonywać z łatwością dodatkowe analizy, na przykład tego jak rozkłada się zatrudnienie w naszej firmie ze względu na płeć, wiek czy staż pracowników.

‍