Zbieranie danych i monitorowanie wskaźników to pierwszy etap budowania data-driven HR w organizacji. Sam pomiar i zbieranie danych to jednak za mało. Prawdziwa wartość tkwi w umiejętności ich interpretacji i wyciągania wniosków, które mają realny wpływ na biznes. W tym artykule przedstawimy cztery skuteczne sposoby, jak zamienić na pozór neutralne dane w istotne informacje, umożliwiające podejmowanie trafnych decyzji w obszarze HR.

‍

1. Uwzględnij kontekst i znajdź punkt odniesienia

Dane same w sobie są neutralne. Zastanówmy się co to znaczy, że mamy w firmie rotację na poziomie 15%? Czy to dużo, czy mało? Jeżeli nie mamy żadnego punktu odniesienia ciężko ocenić czy powinniśmy się martwić taką wartością wskaźnika, czy nie. Dopiero uwzględniając kontekst wewnątrzorganizacyjny i zewnątrz organizacyjny oraz bardziej szczegółowo analizując wskaźnik, będziemy w stanie oszacować, czy powinniśmy podjąć jakieś działania w zakresie zmniejszania rotacji, czy też nie. W tym akurat przypadku, warto byłoby zadać sobie następujące pytania:

• Czy mamy do czynienia z rotacją całkowitą, dobrowolną (kiedy inicjatorem jest pracownik) czy niedobrowolną (kiedy inicjatorem jest pracodawca)?
• Ile wynosi wskaźnik rotacji w poszczególnych działach (bo przecież może być tak, że rotacja ogólnofirmowa wynosi 15%, ale w dziale administracji kształtuje się na poziomie 3%, a np. w dziale produkcji na poziomie 30%)?
• Na jakich stanowiskach występuje największa rotacja (inaczej będziemy oceniać rotację, jeśli odchodzą pracownicy o unikalnych kompetencjach niż osoby na stanowiskach nie wymagających specyficznych umiejętności)?

Pytania oczywiście można mnożyć w zależności od celu, jaki chcemy osiągnąć. Natomiast znalezienie punktu odniesienia dla naszego wskaźnika pozwoli nam po prostu podejmować lepsze decyzje i podejmować działania tam, gdzie rzeczywiście jest to potrzebne.

‍

2. Zestawiaj wskaźniki ze sobą

Różne wskaźniki HR dostarczają nam informacji o różnych aspektach zarządzania ludźmi. Zestawiając je ze sobą, otrzymujemy pełniejszy obraz sytuacji w firmie.

Przykładem takiego zestawienia wskaźników HR jest połączenie wskaźnika rotacji ze wskaźnikiem zaangażowania pracowników. Zobaczmy jakie informacje może nam dać zestawienie tych wskaźników:

• Wysoki wskaźnik rotacji i niski wskaźnik zaangażowania: Taka kombinacja jest sygnałem, że pracownicy są niezadowoleni i dlatego opuszczają firmę. To z kolei może wskazywać np. na konieczność dokonania zmian w polityce personalnej, sposobie zarządzania przez managerów, środowisku pracy lub systemie wynagrodzeń.
• Niski wskaźnik rotacji i wysoki wskaźnik zaangażowania: Jest to idealny scenariusz, który wskazuje na to, że pracownicy są zadowoleni z pracy i rzadko ją opuszczają. Świadczy to o zdrowym środowisku pracy i skutecznej polityce HR.
• Wysoki wskaźnik rotacji i wysoki wskaźnik zaangażowania: Takie rezultaty mogą  wskazywać, że pomimo ogólnego zadowolenia z pracy, istnieją inne czynniki (np. bardziej atrakcyjne oferty pracy na zewnątrz organizacji), które powodują odejścia pracowników. W takim przypadku warto zbadać, co oferuje nasza konkurencja i jak można poprawić ofertę naszej firmy.
• Niski wskaźnik rotacji i niski wskaźnik zaangażowania: Taki wynik może wskazywać na sytuację, gdzie pracownicy pozostają w firmie z powodu braku lepszych opcji, ale nie są zaangażowani, co z perspektywy organizacji jest zjawiskiem niekorzystnym i wymaga podjęcia działań nastawionych na zwiększenie zaangażowania pracowników lub zastanowienia się nad zakończeniem współpracy z takimi osobami, aby uniknąć zdemotywowania pozostałej części załogi.  

Powyższy przykład pokazuje, że analizując te dwa wskaźniki razem, HRowcy mogą lepiej zrozumieć dynamikę pracy w  organizacji i odpowiednio dostosować swoje strategie zarządzania personelem.

‍

3. Obserwuj, jak dane zmieniają się w czasie

Obserwowanie zmian wskaźników w czasie pozwala na wykrywanie zarówno krótkotrwałych zmian, jak i długotrwałych trendów. Perspektywa czasu pozwala nam ocenić, co stanowi normę, a co należy traktować jako anomalię. Co działa dobrze, a co wymaga poprawy.

Przykład:

Zespół HR rozpoczyna systematyczną obserwację wskaźnika rotacji, starając się zrozumieć jego dynamikę. Analiza czasowa ujawnia sezonowe zmiany w poziomie rotacji. Ta obserwacja umożliwia dostosowanie strategii zatrudnienia, aby skuteczniej radzić sobie z okresami, w których rotacja pracowników jest bardziej intensywna. Na przykład, jeśli określone miesiące wykazują tendencję do wzmożonej fluktuacji, dział personalny może w odpowiedzi zastosować elastyczne strategie zatrudnienia, takie jak zwiększenie rekrutacji w okresach poprzedzających te skokowe wzrosty.

‍

4. Wykorzystuj (z głową) zewnętrzne benchmarki

Cennym źródłem informacji odnośnie tego jak interpretować nasze firmowe wskaźniki mogą być również zewnętrzne benchmarki. Pozwalają one zobaczyć jak nasza firma wypada na tle innych organizacji pod kątem różnych wskaźników HR. W stosowaniu benchmarków zewnętrznych trzeba jednak zachować ostrożność. Warto pamiętać, że po pierwsze, nie mówią one jaką wartość dany wskaźnik powinien osiągnąć w naszej firmie. Po drugie, musimy zwracać baczną uwagę na to, do kogo się porównujemy. Firmy różnią się pod względem wielu czynników, takich jak branża, wielkość, tempo wzrostu czy struktura zatrudnienia. Jeśli chcemy wyciągać sensowne wnioski z benchmarków, musimy zadbać o to, żeby porównywać się do firm jak najbardziej podobnych do naszej. Po trzecie zanim wyciągniemy wnioski z porównań z innymi firmami upewnijmy się, że wskaźniki które porównujemy ze sobą są liczone w ten sam sposób. Często bowiem okazuje się, że firmy stosują różne wzory do obliczania np. wskaźników rotacji czy absencji.

‍

Podsumowanie

Kluczem do przekształcania danych HR w wartościowe informacje dla zarządu jest ich odpowiednia interpretacja i analiza w kontekście biznesowym. Pomocne są w tym 4 strategie: uwzględnienie kontekstu danych, zestawianie różnych wskaźników HR dla uzyskania pełniejszego obrazu sytuacji, obserwowanie zmian wskaźników w czasie w celu identyfikacji trendów oraz wykorzystywanie zewnętrznych benchmarków. Wszystkie te metody pomagają w podejmowaniu lepszych decyzji w obszarze zarządzania ludźmi, co z kolei przekłada się na większą efektywność organizacji.

‍

‍

‍