Najważniejsze kategorie kosztów rotacji

Koszty rekrutacji i selekcji.

To jedna z podstawowych kategorii kosztów. Firmy muszą ponosić koszty związane z procesem rekrutacji i selekcji nowych pracowników w celu zastąpienia tych, którzy opuścili firmę. Mogą to być koszty związane z ogłoszeniami na portalach rekrutacyjnych, wynajmem agencji rekrutacyjnej, przeprowadzaniem testów kwalifikacyjnych oraz koszty czasu poświęconego na przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych. Niemały udział w tej kategorii kosztów stanowią koszty czasu kadry liderskiej zapraszanej do udziału w spotkaniach z kandydatami.

‍

Koszty rekrutacji i selekcji są kategorią stosunkowo prostą do oszacowania. Wyliczając je można bazować na bezpośrednich kosztach zakupu ogłoszeń rekrutacyjnych, fakturach z agencji rekrutacyjnych oraz przeliczyć czas zaangażowanych w proces pracowników na wartości pieniężne.

Koszty szkolenia i adaptacji.

Nowi pracownicy wymagają szkolenia i czasu na zaadaptowanie się do organizacji. Koszty szkolenia mogą obejmować koszty szkoleń wstępnych, szkoleń związanych z pracą na stanowisku, a także koszty czasu jaki jest poświęcany przez liderów oraz doświadczonych pracowników na wdrożenie nowej osoby na stanowisko.

‍

W firmach o dobrze opisanych procesach wdrożenia koszty te są stosunkowo proste do oszacowania. Głównie na podstawie czasu przeprowadzonych szkoleń pomnożonego przez godzinowe stawki pracowników w nie zaangażowanych.

‍

Koszty administracyjne.

To często pomijana kategoria kosztów związanych z rotacją. Dzieje się to niesłusznie bo organizacje muszą ponosić koszty związane z procesami administracyjnymi związanymi zarówno z odejściem pracowników jak i zatrudnieniem nowych osób. Takimi kosztami są na przykład: likwidacja oraz zakładanie kont dostępu do systemów, wypłata zaległych pensji, uregulowanie umów o pracę i inne formalności związane z administrowaniem danych odchodzących i przychodzących pracowników.

‍

Analizując koszty rotacji w swojej organizacji warto pokusić się o dokładne zmapowanie przebiegu procesów zwalniania oraz zatrudniania, a także oszacowania koniecznego zaangażowania pracowników naszej firmy w realizację czynności w tych procesach. To pozwoli z dużą dokładnością oszacować koszty wynikające z zaangażowanych godzin pracowników administracji.

Koszty utraty produktywności.

Zarówno odchodzący pracownik, jak i osoba, która zaczyna pracę na nowym stanowisku, pracuje przez pewien czas z obniżoną produktywnością. Im wyższe stanowisko w organizacji, tym koszty związane z obniżoną produktywnością są wyższe. Dotyczy to szczególnie długiego procesu wdrożenia pracowników na najwyższych szczeblach zarządzania.

‍

Ze spadkiem produktywności liczyć się trzeba również w ostatnich tygodniach (a czasem nawet miesiącach) pracy odchodzącego pracownika. Jest to głównie związane ze spadkiem motywacji pod koniec okresu zatrudniania, oraz koniecznością przekazania obowiązków innym pracownikom.

‍

Koszty związane ze spadkiem produktywności nie są dostępne wprost. Konieczne jest przygotowanie odpowiedniej metody ich szacowania. W ramach pracy doradczej z Klientami wspieramy firmy w opracowaniu takiej metodologii bazującej na podejściu Douglasa i Phillipsa. Pozwala ona oszacować koszty rotacji związane ze spadkiem produktywności i pokazać ich sumaryczny udział w kosztach personalnych oraz kosztach operacyjnych firmy.

Koszty kulturowe.

To bardzo trudna do oszacowania kategoria kosztów, ale nie należy zapominać, że rotacja pracowników może prowadzić do utraty wartości kulturowych organizacji. Nowi pracownicy, przychodzący z różnych środowisk muszą nauczyć się kultury organizacyjnej i zwyczajów panujących w firmie. Proces ten jest oczywiście czasochłonny. Wraz z napływem nowych osób coraz trudniej jest też utrzymać spójność kulturową firmy, która może mieć znaczenie dla efektywnego osiągania celów biznesowych.

Koszty utraty klientów.

W przypadku gdy pracownik odchodzący posiadał szczególne relacje z klientami, jego odejście może skutkować utratą klientów lub wpływów ze sprzedaży, co z kolei prowadzi do kosztów związanych z pozyskiwaniem nowych klientów i budowaniem z nimi długotrwałych relacji.

Problem ten i związane z nim koszty, są szczególnie istotne w organizacjach sprzedających swoje usługi i produkty na rynku B2B.

Koszty związane z pogorszeniem się wizerunku firmy.

Rotacja pracowników może wpłynąć na reputację organizacji zarówno wśród klientów jak i dostawców. Z perspektywy klienta, często zmieniający się pracownicy reprezentujący firmę, mogą wzbudzać nieufność i pokazywać nierzetelność kontrahenta, który nie potrafi utrzymać kluczowych pracowników odpowiedzialnych za obsługę. Podobnie sytuacja wygląda z punktu widzenia dostawcy, który spotyka się z rotującymi po stronie swojego klienta pracownikami działu zakupów czy księgowości. Wzbudza to jego nieufność w stosunku do klienta i jego rzetelności.

‍

Koszty te są oczywiście trudne do oszacowania, ale łatwo wyobrazić sobie sytuację, w której klient nie poleci swojego dostawcy innej firmie, właśnie z powodu braku stałej opieki ze strony ciągle rotujących pracowników swojego kontrahenta.

Dlaczego warto mierzyć koszty rotacji?

Pomiar kosztów rotacji zmienia optykę patrzenia na utrzymanie pracowników w organizacji. Menedżerowie zaczynają postrzegać odejścia pracowników jako realną stratę dla firmy, która przekłada się na wynik finansowy organizacji. Zbudowanie wśród liderów tej świadomości zmienia ich podejście do pracowników oraz działu HR. Zaczynają przykładać dużo większą wagę do utrzymania pracowników oraz budowania ich zaangażowania, bo widzą w tym realną korzyść, związaną z redukcją kosztów.

‍

Liderzy silnie nastawieni na cel, mogą nie przejmować się angażowaniem pracowników, ich rozwojem czy atmosferą w zespole. Jednak, jeśli widzą, że ich dział generuje np. dodatkowe 500 000 tys. zł kosztów i te koszty wynikają z odejść związanych z brakiem możliwości rozwoju, to zaczynają zupełnie inaczej podchodzić do tak zwanych „miękkich obszarów HR”. Wycenienie rotacji w złotówkach robi więc ogromną różnicę.

‍

Oczywiście oprócz silnego wpływu na podejście menedżerów, analityka kosztów rotacji pozwala planować bardziej efektywne działania przekładające się na redukcję tych kosztów.

Jak prawidłowo oszacować koszty rotacji

Szacując koszty rotacji warto uwzględnić kilka kluczowych elementów:

• Warto uwzględnić różne kategorie kosztów, o których piszemy w artykule. Najlepiej rozpoczynają od początku procesu zatrudniania pracowników (lub nawet od ostatniego etapu pracy odchodzącej osoby), po jego wdrożenie w środowisko pracy.
• Kluczowe jest, aby wypracować stałą metodologię monitorowania kosztów, która jest powszechnie akceptowana w firmie i stosunkowo niezmienna. Pozwala to porównywać koszty w różnych działach oraz śledzić trendy w czasie.
• Szacując koszty warto też pamiętać o tym, że mogą one się różnić w zależności od stanowiska. Warto takie kalkulacje przeprowadzić dla różnych grup stanowisk oddzielnie.

Więcej na temat dobrych praktyk pomiaru rotacji możesz się dowiedzieć z naszego szkolenia Rotacja pracowników - od pomiaru do skutecznych działań. W ramach szkolenia otrzymasz również gotowy kalkulator kosztów rotacji, który pomoże Ci wyliczyć je w Twojej firmie.