Wdrożenie dashboardu HR w Grupie Żabka

O Firmie

Grupa Żabka to jedna z najdynamiczniej rozwijających się organizacji w Europie Środkowo-Wschodniej, lider polskiego rynku convenience i jedna z najbardziej rozpoznawalnych polskich marek. Jej struktura oparta jest na Przywództwie Strategicznym i 3 spółkach: Żabka Polska, Żabka Digital i Żabka Future, gdzie w sumie jest zatrudnionych 56 400 osób i obsługuje ponad 3 000 000 klientów.

‍

Wyzwanie

Skala biznesu prowadzonego przez Grupę przyczynia do wysokiego zapotrzebowania na aktualne dane związane z zarządzaniem ludźmi, a wysoki poziom zatrudnienia przyczynia się do generowania znacznej liczby danych z tego zakresu. Na obecnym etapie rozwoju organizacji manualne uzupełnianie i zarządzanie informacjami z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych jest nie tylko nieefektywne, ale wiąże się z nim wysokie ryzyko popełnienia błędów. Dodatkowo stosowany wcześniej sposób ich zbierania wymagał zaangażowania dużego zasobu czasu i pracy. Stwarzało to ryzyko obniżenia konkurencyjności przedsiębiorstwa. Do zachowania aktualnego tempa rozwoju niezbędne było wdrożeniem oprogramowania, które usprawniłoby zarządzanie w tym zakresie, a także zwiększyłoby transparentność danych. Celem wdrożenia tego systemu było wykreowanie jednej przestrzeni, gdzie wszystkie kluczowe informacje z zakresu HR staną się transparentne i łatwo dostępne.

Rozwiązanie

Narzędziem, które pozwoliło ograniczyć zagrożenia wynikające z manualnego zarządzanie danymi z obszaru personalnego jest Dashboard HR. Aby skutecznie go wprowadzić do struktury, niezbędne było kompleksowe działanie podzielone na konkretne etapy:

‍

• Audyt – Przeprowadzono szczegółowy audyt dotyczący danych z zakresu HR w organizacji, oraz systemów je dostarczających. Za pomocą wywiadów zostały określone potrzeby w zakresie raportowania działań związanych z HR.
• Plan działań – W konsekwencji przeprowadzonych analiz i prac koncepcyjnych wyodrębniono trzy etapy wdrożeniowe, które przybliżyły firmę do zintegrowania wszystkich danych HR w ramach jednego Dashboardu HR. W pierwszym etapie prac uruchomiono dashboard dostarczający dane z zakresu stanu zatrudnienia, fluktuacji pracowników oraz demografii zatrudnionych osób. Drugi krok zakładał integrację dodatkowych źródeł danych z wybranych procesów takich jak: efektywność onboardingu, exit interview czy candidate experience. Trzecim krokiem mającym przyczynić się do efektywnego wdrożenia Dashnoardu HR, były działania rozwojowe nakierowane na budowanie kultury data-driven i pełną integrację danych.
• Wdrożenie – w ramach prac wdrożeniowych uruchomiono dashboard w oparciu o Microsoft Power BI. Pozwolił on na automatyczne raportowanie i monitorowanie kluczowych wskaźników HR takich jak: Headcount, FTE, rotacja całkowita, rotacja dobrowolna, rotacja niedobrowolna, powody odejść pracowników, dane demograficzne pracowników. W ramach prac nad udostępnianiem Dashboardu wprowadzono odpowiednie uprawnienia dla poszczególnych użytkowników raportu. Zabezpieczenia zapewniają bezpieczeństwo danych w organizacji. Dane są one dostępne tylko dla osób do tego uprawnionych.

‍

‍

‍

Rezultaty

Wdrożenie Dashboardu HR, który pozwala kompleksowo dysponować danymi z zakresu HR przyniosło realne korzyści i przełożyło się na kluczowe z punktu widzenia organizacji rezultaty:

• Zwiększyła się dostępność danych HR dla biznesu – każda uprawniona osoba może w dowolnym momencie wykonać potrzebną jej analizę danych HR za pomocą kilku kliknięć i natychmiast zobaczy jej rezultaty.
• Zmniejszyła się ilości czasu potrzebnego na przygotowanie analiz – wcześniej wszystkie analizy przygotowywane były ręcznie przez pracowników działu Rewards. Aktualnie wystarczy wykonać aktualizację raportu i wszystkie dane przeliczają się automatycznie. Przełożyło się to na znaczną oszczędność czasu pracowników zaangażowanych w tworzenie raportów.
• Dashboard pozwala na łatwiejsze podejmowanie decyzji biznesowych – dostępność danych w czasie rzeczywistym przekłada się wprost na łatwość podejmowania decyzji. HR managerowie poszczególnych obszarów, pracując z liderami biznesu mogą od razu zweryfikować swoje hipotezy na podstawie danych i podjąć kluczowe decyzje w oparciu o fakty.
• Zwiększenie transparentności – wdrożenie kompleksowego rozwiązania do zarządzania, analizy i archiwizacji

‍

Podsumowanie

Dashboard HR, to kolejny krok do optymalizacji i digitalizacji procesów biznesowych w Grupie Żabka. Był to kompleksowo zaplanowany i zorganizowany zestaw działań, z którymi związany był szereg wyzwań, realnie wpływających na powodzenie projektu. W całym postępowaniu można wyróżnić 3 charakterystyczne etapy. Po pierwsze etap audytu w ramach, którego przeprowadzono diagnozę bieżącego stanu procesu zarządzania danymi związanym z zakresu HR oraz określenie potrzeb organizacji wobec wdrożonego systemu. W wyniku zgromadzonych informacji w pierwszym etapie ustalono procedurę i kolejność realizacji działań. Ostatni etap koncentrował się na wdrożeniu zgodnie z ustalonym planem poszczególnych funkcjonalności Dashboardu HR. W wyniku tych działań skutecznie zaimplementowano oprogramowanie, które zwiększyło dostępność i transparentność danych HR dla biznesu , skróciło czas wymagany do pozyskania informacji z tego obszaru i ułatwiło proces decyzyjny. To realnie wpłynie na zwiększenie konkurencyjności Grupy Żabka.

‍