Jak wdrożyć dashboard HR? - case study firmy Symfonia

 O firmie 

Symfonia to firma, która na rynku działa od prawie 30 lat, tworząc technologie i oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi w mikro, małych i średnich przedsiębiorstwach oraz dla segmentu enterprise. Firma skupia się na ciągłym rozwoju i innowacjach, dostosowując swoje rozwiązania do zmieniających się potrzeb rynkowych oraz regulacji prawnych. Ostatnie 3 lata to dla firmy okres intensywnego wzrostu związanego z nabyciem kilku nowych spółek i ekspansją zagraniczną. Symfonia w tym czasie dwukrotnie powiększyła zatrudnienie. Aktualnie w całej firmie pracuje ponad 700 osób. 

Dlaczego firma zdecydowała się wdrożyć dashboard HR? 

Powodów było kilka. Po pierwsze, kultura firmy jest bardzo mocno zorientowana na dane, tzn. bardzo dużo w organizacji mówi się o danych, wymienia się danymi, i podejmuje w oparciu o nie decyzje. Kiedy ktoś opowiada o jakimś projekcie, czy o jakimś sukcesie zawsze pada prośba o pokazanie liczb, wskaźników (KPI). To jest bardzo mocno wpisane w DNA Symfonii i HR nie jest tu wyjątkiem. Dział personalny również ma stricte określone KPI, które są ściśle powiązane ze strategią firmy i mają wspierać biznes w jej realizacji. Pracownicy działu na bieżąco śledzą wskaźniki HR i monitorują, jak zmieniają się w czasie. Do tej pory w tym celu wykorzystywany był Excel, który jednak wymagał sporej ilości ręcznej pracy przy łączeniu danych ze sobą. Dashboard HR, umożliwiający automatyczne raportowanie wskaźników był dla firmy w tej sytuacji naturalnym wyborem.  

Kolejnym powodem, dla którego dział HR zdecydował się na wdrożenie dashboardu była chęć większego zainteresowania i włączenia biznesu w kwestie HRowe. Chodziło o znalezienie wspólnego języka i przestrzeni do dyskusji o różnych wyzwaniach w organizacji, pokazanie menedżerom jak wygląda “stan” ich zespołów. 

Jednym z wyzwań, z którymi mierzyła się firma był wysoki wskaźnik odejść wśród nowozatrudnionych (osób pracujących mniej niż rok). Ponieważ, przeciętnie, pełne wdrożenie pracownika w firmie zajmuje właśnie ok. roku, każde takie szybkie odejście było dla firmy dużym kosztem. Wdrożenie dashboardu z przejrzystymi wizualizacjami m. in. wskaźnika rotacji oraz podpowiedzi konsultantów Mocni w HR, co do tego jak szacować koszty rotacji, pozwoliły łatwo uzmysłowić managerom, jak bardzo kosztowna jest rotacja wśród nowozatrudnionych, a przez to zachęcić ich do współpracy na rzecz zmniejszenia tego wskaźnika.  

Jak wyglądał proces wdrożenia dashboardu?  

Wdrożenie dashboardu rozpoczęliśmy od wspólnego z HR przedstawienia kadrze zarządzającej tzw. MVP (z ang. Minimal viable product), czyli minimalnej wersji produktu (w naszym przypadku dashboardu HR), która pozwala użytkownikom zrozumieć, na czym polega jego działanie oraz uzyskać od nich cenną informację zwrotną na temat dostarczonego rozwiązania.  

W firmach o kulturze nastawionej na współpracę (a taka właśnie kultura panuje w Symfonii), doskonale sprawdza się włączanie interesariuszy w to, co chcemy zrobić na bardzo wczesnym etapie projektu. Takie podejście pomaga uniknąć sytuacji, w której mamy już gotowy produkt, ale okazuje się, że nie do końca spełnia on oczekiwania użytkowników końcowych, czyli w przypadku dashboardu HR- zarządu i kadry zarządzającej. Działowi HR zależało na tym, aby kadra liderska dostrzegła biznesową wartość w danych HR oraz ich odpowiedniej wizualizacji. Dodatkowo, istotna była również możliwość podzielenia się przez menedżerów uwagami i potrzebami w zakresie raportowania wskaźników HR.  

W związku z tym, w pierwszej wersji dashboardu znalazły się podstawowe wskaźniki HR, takie jak Headcount, demografia, zatrudnienia, odejścia oraz rotacja. Każdy z managerów otrzymał dostęp do raportu i mógł przeanalizować dane dotyczące obszaru firmy, którym zarządza.

Zorganizowano także spotkanie z liderami, żeby pokazać im jak korzystać z dashboardu. Okazało się, że managerowie bardzo zaangażowali się w ten projekt. Od razu też zaczęły się pojawiać prośby o dodatkowe analizy. Sprawdziło się podejście, żeby jak najszybciej dostarczać do biznesu dane, które dadzą mu wartość.

Mając podstawowy dashboard i poparcie managerów dla projektu, przystąpiliśmy do budowy jego kolejnych modułów. W drugim etapie do dashboardu zostały włączone dane dotyczące kosztów wynagrodzeń oraz wyniki badania zaangażowania pracowników. W kolejnych: urlopy, absencje, performance management oraz rekrutacje. Taka iteracyjna praca pozwoliła na szybsze dostarczanie danych do biznesu. Użytkownicy mogli też na bieżąco wracać z feedbackiem, co pozwoliło udoskonalać dashboard.  

Jak zbudowany jest dashboard? 

Dashboard powstał przy użyciu Power BI - narzędzia business intelligence firmy Microsoft. Zdecydowaliśmy się na wybór tego narzędzia, ponieważ pozwala ono na stosunkowo łatwe łączenie ze sobą wielu źródeł danych i szczególnie dobrze radzi sobie złączeniem danych z plików MS Excel, które są bardzo często wykorzystywane jako źródło danych w HR. Poza tym Power BI jest doskonale zintegrowany z resztą środowiska Microsoft. Pozwala na szybkie łączenie z danymi z SharePoint czy z aplikacji PowerApps, które mogą obsługiwać różne procesy HR. Jest on również łatwy w obsłudze dla pracownika HR. Po stworzeniu dashboardu, korzystanie z niego nie wymaga żadnych kompetencji technicznych. Bardzo proste jest także dodawanie kolejnych wykresów i tabel. 

Dashboard HR w Symfonia podzielony jest na kilka sekcji, które pozwalają na analizę interesujących nas danych na temat:

• Aktualnie zatrudnionych pracowników (Headcount)
• Rotacji
• Absencji
• Urlopów
• Ocen okresowych
• Badania zaangażowania
• Kosztów wynagrodzeń

‍

Każda z sekcji dashboardu zaprojektowana jest według określonego schematu ułatwiającego użytkownikom poruszanie się po raporcie – dane prezentowane są od ogólnych wniosków do bardzo szczegółowych analiz umożliwiających „wklikanie” się w wybrane obszary firmy oraz sprawdzenie informacji na temat pojedynczych pracowników.

Wszystkie wykorzystywane w raporcie wskaźniki HR można analizować z punktu widzenia istotnych dla HR i menedżerów wymiarów, takich jak: struktura firmy, centra kosztów, staż pracowników czy płeć.

Raport umożliwia również szybkie filtrowanie danych przez każdego z użytkowników, dzięki czemu każda zainteresowana osoba może przeanalizować dostępne dane dla wybranego przez siebie zestawu filtrów.

Jak zadbaliśmy o bezpieczeństwo danych?

Dane HR to dane wrażliwe, dlatego zadbanie o ich bezpieczeństwo była dla nas priorytetem. Wykorzystanie do budowy dashboardu HR Power BI dało nam możliwość precyzyjnego określenia uprawnień do danych, dzięki tak zwanemu RLS (row-level security).

W praktyce oznacza to, że każdy z logujących się do dashboardu menedżerów widzi dane tylko tych pracowników, którzy podlegają mu w strukturze organizacyjnej. Każdy z prezentowanych w raporcie wskaźników jest automatycznie przeliczony dla danych, do których uprawniony jest dany użytkowników. Dodatkowo administrator oraz wybrani użytkownicy np. prezes zarządu, widzą dane całej firmy.

Od takiego podejścia zaczęliśmy w Symfonii, potem jednak firma, stawiając na transparentność i wymianę wiedzy, podjęła decyzję aby wszyscy managerowie widzieli wszystkie dane za wyjątkiem wynagrodzeń, które nadal objęte są mechanizmem RLS. 

Jakie korzyści z wdrożenia dashboardu HR odniosła Symfonia? 

Wdrożenie dashboardu HR przyniosło firmie wiele korzyści i zwiększyło efektywność działań. Przykładowe z nich to: 

• Aktualnie zatrudnionych pracowników (Headcount)
•  Wszystkie dane w zasięgu paru kliknięć - nie ma potrzeby wyliczania wskaźników HR ręcznie, co przekłada się na znaczącą redukcję czasu poświęconego na raportowanie  
• Możliwość śledzenia trendów i szybkiego wyłapywania ewentualnych obszarów wymagających poprawy 
• Przejrzyste wizualizacje, ułatwiające interpretację danych i wyciąganie wniosków 
• Możliwość łatwego porównywania i zestawiania ze sobą danych z różnych obszarów organizacji 
• Wzmocnienie partnerstwa HR z biznesem 
• Zwiększenie zaangażowania zarządu oraz kadry managerskiej w pracę nad wyzwaniami w obszarze ludzkim. Wdrożenie dashboardu spowodowało pojawienie się nowej rutyny -comiesięcznych spotkań HR Business Partnerów z managerami i dyrektorami, podczas której przyglądają się wspólnie wskaźnikom, śledzą trendy, analizują, czy pojawiły się jakieś wyzwania, na których należałoby skupić uwagę.