Jak usprawnić zarządzanie talentami? - case study grupy InPost

O firmie

InPost to międzynarodowa firma specjalizująca się w dostawie i odbiorze przesyłek kurierskich. Jest jednym z liderów w branży logistyki paczek na terenie Polski oraz innych krajów. Firma oferuje innowacyjne rozwiązania, takie jak sieć paczkomatów, które umożliwiają klientom wygodne odbieranie i nadawanie przesyłek o dowolnej porze dnia i nocy. InPost zdobył zaufanie milionów klientów dzięki efektywnej obsłudze i innowacyjnym technologiom, które umożliwiają szybką i niezawodną dostawę paczek.

Wyzwanie

Zespół L&D stanął przed wyzwaniem przeprowadzenia procesu oceny oraz wyłonienia talentów wśród kilkutysięcznej załogi firmy pracującej w kilku europejskich krajach. W ramach procesu zadaniem menedżerów było wskazanie pracowników, którzy charakteryzują się wysokim potencjałem i osiągnięciami oraz przeprowadzenie ich szczegółowej oceny, pozwalającej na zaplanowanie dalszych działań talentowych.  

Głównym wyzwaniem działu HR było skuteczne i szybkie przeprowadzenie całego procesu. Wcześniej proces ten prowadzony był przy użyciu plików Excel, co wiązało się z jego dużą pracochłonnością oraz trudnościami w bieżącym monitorowaniu przebiegu ocen. Praca na plikach Excel utrudniała również raportowanie i utrzymanie jakości danych. W konsekwencji proces ten był bardzo obciążający zarówno dla pracowników HR jak i menedżerów będących jego głównymi użytkownikami.  

Ze względu na kluczową rolę biznesową samego procesu (zwanego wewnętrznie jako People out of the Box) oraz konieczność jego przeprowadzenia jednocześnie w kilku krajach, nasz Klient zdecydował się na wdrożenie nowego narzędzia do zarządzania procesem.  

Rozwiązanie

W ramach współpracy zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy dla naszego Klienta narzędzie pozwalające na kompleksową obsługę procesu talentowego. Rozwiązanie to składa się z dwóch głównych modułów: aplikacji Power Apps oraz raportu Power BI.

Moduł 1 – Aplikacja People out of the Box

Pierwszym modułem wdrożonego przez nas rozwiązania jest aplikacja pozwalająca menedżerowi na ocenę wybranych przez niego pracowników z wykorzystaniem wypracowanych wcześniej kryteriów People out of the Box. Menedżer, korzystając z wygodnego interface’u, ocenia pracownika na dwóch wymiarach (efektywność i potencjał) korzystając z 16 różnych pytań, co pozwala ulokować go na tak zwanej macierzy 9-Box. Dodatkowo w ramach oceny, przełożony dostarcza innych, istotnych dla HR danych na temat pracownika, które pozwalają zaplanować jego rozwój w organizacji (np. informacje o sukcesji, znajomości języków czy gotowości do relokacji).

‍

‍

Oprócz oceny prowadzonej przez menedżerów, aplikacja pozwala innym grupom użytkowników (HRBP oraz administratorzy) na zarządzanie procesem w wybranych krajach oraz dokonywanie niezbędnych zmian w profilach pracowników i menedżerów.  

Wszystkie dane zawarte w aplikacji, z uwagi na ich wrażliwość, objęte są tak zwanym row-level-security (RLS), które pozwala na precyzyjne nadawanie uprawnień do danych poszczególnych pracowników. W efekcie, dane określonego pracownika widoczne są jedynie dla jego przełożonego oraz przypisanego do niego HR Business Partnera.  

‍

Aplikacja pozwala na szybkie i łatwe przeprowadzenie procesu w ramach wszystkich spółek Grupy InPost. Narzędzie działa w trzech językach: polski, angielski i francuski. Pozwala również na dostosowanie samego procesu oraz interface’u do lokalnej specyfiki poszczególnych rynków.  

Moduł 2 – Interaktywny raport z wynikami w Power BI

Kolejnym krokiem w projekcie było stworzenie dashboardu umożliwiającego bieżące śledzenie postępów w procesie oceny pracowników oraz pozwalającego na zbiorcze podsumowania uzyskanych wyników. Do przygotowania raportu użyliśmy Power BI firmy Microsoft. Wybór tego rozwiązania niósł ze sobą szereg korzyści: brak konieczności kupowania dodatkowego, zewnętrznego oprogramowania, a co za tym idzie, mniejszy koszt wdrożenia, zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa gromadzonych danych, automatyzacja obliczania wyników, czy możliwość szybkiego filtrowania danych.  

Jaki dane są analizowane w raporcie?

Dzięki integracji z aplikacją People out of the Box, raport pozwala na bieżąco śledzić przebieg oceny pracowników. Można w nim m.in. sprawdzić liczbę osób objętych procesem, liczbę pracowników z przyznaną oceną, czy liczbę osób pozostałych do ocenienia. Dzięki zastosowaniu odpowiednich filtrów danych, dział HR może szybko i łatwo sprawdzić ilu pracowników ocenili już managerowie i w razie czego szybko reagować, np. przypominając o konieczności dokonania oceny.

Raport daje jednak przede wszystkich możliwość łatwiej analizy otrzymanych wyników, a intuicyjne wizualizacje ułatwiają trafną interpretację danych. Dashboard pokazuje m.in.:  

• rozlokowanie pracowników na macierzy 9 box  

• liczbę talentów w poszczególnych departamentach/u poszczególnych managerów

• mobilność talentów

• znajomość języków obcych wśród talentów

• ryzyko odejścia

oraz szereg innych czynników ważnych z perspektywy organizacji.  

Podobnie jak w przypadku aplikacji People out of the box, bardzo ważną kwestią było zapewnienie bezpieczeństwa zgromadzonych danych. Dostęp do poszczególnych wyników jest ściśle określony i monitorowany. Osoby korzystające z dashboardu mają dostęp jedynie do danych dotyczących ich obszaru działania.  

Rezultaty

Wdrożenie aplikacji do obsługi procesu zarządzania talentami 9 box oraz interaktywnego dashboardu z wykorzystaniem środowiska Microsoft 365 i Power BI, przyniosło firmie szereg korzyści:

Oszczędność czasu poświęconego na zarządzanie procesem - Dzięki zautomatyzowaniu zarządzania talentami, zarówno menedżerowie, jak i dział HR oszczędzają czas, który wcześniej był poświęcany na ręczne przetwarzanie danych, tworzenie raportów oraz zarządzanie procesem. To zaś pozwala na skoncentrowanie się na strategicznych działaniach i rozwijaniu talentów.

Redukcja kosztów - Wdrożenie rozwiązania opartego na istniejących licencjach Microsoft 365 pozwala firmie na znaczną redukcję kosztów związanych z zakupem i utrzymaniem dodatkowego oprogramowania.

Łatwiejsza kontrola nad procesem - Interaktywny dashboard Power BI zapewnia działowi HR pełną kontrolę nad procesem zarządzania talentami. Dzięki przejrzystym i aktualnym wizualizacjom, możliwe jest bieżące monitorowanie postępów, identyfikowanie potencjalnych problemów i podejmowanie działań korygujących. Użytkownicy mogą łatwo śledzić kluczowe wskaźniki procesu i analizować dane w czasie rzeczywistym, co zwiększa efektywność zarządzania procesem.

Łatwiejsza i szybsza analiza danych – dział HR zyskał szybki i wygodny dostęp do potrzebnych danych oraz możliwość przeprowadzania potrzebnych analiz przy pomocy kilku kliknięć. Filtrowanie i analizowanie danych według różnych kryteriów pozwala na lepsze zrozumienie dynamiki talentów w firmie, a co za tym idzie, optymalizację strategii zarządzania talentami.

Gwarancja bezpieczeństwa wrażliwych danych – aplikacja Power Apps oraz Power BI oferują zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, które zapewniają, że dane są chronione i dostępne tylko dla uprawnionych użytkowników.

‍