Digitalizacja procesu ocen w Europejskim Centrum Solidarności

O firmie:

Europejskie Centrum Solidarności (ECS) to nowoczesna instytucja kultury, której celem jest utrwalanie pamięci o Solidarności. To zarówno muzeum upamiętniające rewolucję Solidarności i upadek komunizmu w Europie, jak również ośrodek edukacyjny, centrum badawczo-naukowe, archiwum, biblioteka i mediateka. Organizacja zatrudnia około 100 pracowników.

Oprócz silnego nacisku na działania związane z kulturą, ECS przykłada dużą wagę do rozwoju pracowników oraz budowania kultury feedbacku w organizacji. Mając na uwadze te czynniki, organizacja wdrożyła proces ocen okresowych, mający na celu wsparcie pracowników w ich rozwoju oraz podniesienie poziomu efektywności pracy. Do tej pory, proces prowadzony był w cyklu rocznym, co patrząc z perspektywy chęci podnoszenia standardów pracy, nie było rozwiązaniem wystarczającym. Organizacja zdecydowała się na zintensyfikowanie działań feedbackowych poprzez wprowadzenie kwartalnej oceny pracy.

Wyzwanie:

Do tej pory w organizacji proces oceny pracowników odbywał się w formie papierowej. Kierownicy oraz podlegli im pracownicy przygotowywali się do wspólnych rozmów podsumowujących wypełniając papierowe arkusze ocen. Generowało to wiele trudności. Zarówno oceniający jak i osoby oceniane traciły mnóstwo czasu na poszukiwanie formularzy oceny, drukowanie ich, uzupełnianie i przekazywanie wypełnionych arkuszy w odpowiednie miejsce. Brakowało szybkiego dostępu dodanych z ocen, oraz możliwości przeprowadzania analiz zebranych danych bez konieczności ręcznego przepisywania ich do pliku MS Excel. Bardzo cenne dane, dotyczące możliwości oraz potencjału rozwojowego pracowników, nie mogły być w pełni wykorzystane.

Rozwiązanie:

Aby odpowiedzieć na kluczowe wyzwania Klienta związane ze zbieraniem oraz raportowaniem danych z ocen, zdecydowaliśmy się na wykorzystanie aplikacji ze środowiska Microsoft 365w celu digitalizacji całego procesu oraz automatyzacji raportowania danych.

W pierwszym etapie stworzyliśmy elektroniczne formularze do zbierania danych z ocen oraz proces ich automatycznego zapisywanie w bazie danych SharePoint. Automatyczny proces, bazujący na rozwiązaniu Power Automate, pozwalał na przesyłanie danych, wyliczanie sumarycznych ocen dla każdego pracownika oraz rozsyłanie powiadomień do menedżerów i pracowników.

Każda przesłana przez przełożonego ocena oraz wypełniona przez pracownika samoocena trafia teraz do bazy danych, a kopia wyników jest automatycznie wysyłana do pracownika. Dzięki temu pracownik, w dowolnym momencie, może wrócić do wysłanej przez siebie samooceny oraz do oceny jaką finalnie wystawił mu przełożony.

W drugim etapie prac, opracowaliśmy serię raportów dla przełożonych oraz działu HR z wykorzystaniem Power BI. Raport dla działu HR pozwala na przeglądanie wszystkich zebranych wyników z podziałem na jednostkę organizacyjną, datę oceny, oraz interesujące pracownika HR kompetencje. Oprócz zbiorczych danych, pozwalających na wyciąganie wniosków na poziomie działów, raport pozwala pracownikowi HR na przeglądanie szczegółów pojedynczych ocen pracowników.

Opracowane zostały również raporty dla przełożonych, które pozwalają im analizować dane podległych im pracowników i dzięki temu lepiej planować działania rozwojowe dla poszczególnych osób oraz całego zespołu.

Wszystkie raporty, odświeżają się automatycznie po dodaniu nowych ocen przez przełożonych. Całkowicie zniknęła więc konieczność tworzenia podsumowań i prezentacji dla poszczególnych zespół oraz zbiorczego raportu dla dyrektora ECS.

Zautomatyzowane raporty pozwalają działowi HR oraz Zarządowi ECS:

• Porównywać ze sobą oceny w zakresie różnych kompetencji, co pozwala wykrywać najlepiej i najgorzej oceniane kompetencje
• Porównywać ze sobą działy i zespoły
• Śledzić historię ocen w czasie
• Analizować szczegółowe oceny poszczególnych pracowników
• Porównywać wyniki ocen jakie wystawiają pracownikom przełożeni z samoocenami pracowników
• Śledzić postępy procesu ocen (%realizacji ocen przez przełożonych)

Rezultaty:  

‍

Chcesz wdrożyć taką automatyzację w swojej firmie?

Umów się na bezpłatną konsultację.

Bezpłatna konsultacja to 20-minutowe spotkanie online, które możesz wykorzystać do skonsultowania dowolnego tematu. Nasza konsultacja jest skierowana do HRowców pracujących w firmach, które zatrudniają przynajmniej 50 osób.

Umów dogodny dla siebie termin klikając w kalendarz.

‍