Badanie efektywności onboardingu w Grupie Żabka

O firmie:

Grupa Żabka to kompleksowy ekosystem convenience, którego celem jest upraszczanie ludziom życia, jedna z najbardziej rozpoznawalnych polskich marek, z której usług korzysta dziennie ponad 3 mln klientów. W ramach swoich struktur oraz sieci franczyzowej zapewnia ponad 56 tys. miejsc pracy prowadząc rocznie kilkaset procesów rekrutacyjnych. Grupa Żabka składa się z trzech podstawowych jednostek biznesowych: Żabka Polska, Żabka Digital i Żabka Future, które są wspierane przez Przywództwo Strategiczne, definiujące strategię konsumencką, personalną i finansową. Grupa Żabka jest jedną z najdynamiczniej rozwijających się organizacji w Europie Środkowo-Wschodniej.

‍

Wyzwanie:

W ramach stałego monitoringu kluczowych wskaźników HR, Grupa Żabka monitoruje wskaźnik rotacji pracowników do 12 miesięcy od zatrudnienia. W związku z zaobserwowaną tendencją wzrostową, zespół HR Grupy Żabka zdecydował się na wdrożenie szczegółowego badania efektywności procesu wdrażania pracowników.

Dotychczasowy sposób pomiaru nie był wystarczający z punktu widzenia działu HR, ponieważ nie pozwalał na śledzenie zadowolenia nowych pracowników w dłuższym okresie czasu.

Dodatkowo, wiele czynności związanych z wysyłką ankiet do nowozatrudnionych pracowników wymagało ręcznej, a przez to bardzo czasochłonnej pracy. Dużym wyzwaniem była również analiza danych i wyciąganie z nich wniosków. Dane z ankiet wymagały ręcznego łączenia z wielu źródeł w MS Excel oraz pracochłonnej obróbki podczas tworzenia tabel i wykresów.

Wraz z Klientem postawiliśmy sobie za cel wdrożenie całkowicie zautomatyzowanego procesu badania efektywności onboardingu, który w rezultacie pozwoli podnosić efektywność tego procesu w oparciu o dane.

‍

Rozwiązanie

Etap 1 – Narzędzie do badania efektywności onboardingu

W pierwszym etapie skupiliśmy się na merytorycznym opracowaniunarzędzia kwestionariuszowego do pomiaru efektywności onboardingu bazującego namodelu 4C autorstwa Talya N. Bauer. Zgodnie z tym modelem zaprojektowane przeznas narzędzie koncentrowało się na ocenie takich 4 elementów wdrożenia jak:

• Compliance, czyli znajomości procedur iregulaminów obowiązujących w firmie
• Culture, czyli wdrożenia w kulturę organizacyjną firmy, znajomości misji, wartości czy norm panujących w organizacji
• Clarity, czyli wdrożenia w zadania i cele, weryfikacji czy nowi pracownicy wiedzą czego się od nich oczekuje
• Connection, czyli nawiązania przez nowozatrudnioną osobę relacji z innymi osobami w firmie

‍

Przygotowane przez nas narzędzie obejmowało również ocenę kilku dodatkowych zmiennych, m.in.  kluczowych uczestników procesu onboardingu: managera, buddiego, współpracowników, ocenę samego procesu wdrożenia, czy NPS pracodawcy.

Narzędzie zostało stworzone w taki sposób, aby monitorować kluczowe wskaźniki w sześciu różnych punktach czasowych wdrożenia pracownika i umożliwiać w ten sposób monitorowanie zmian w całym cyklu onboardingu. Dodatkowo narzędzie automatycznie dostosowywało się do specyfiki pracy w różnych obszarach organizacji.

‍

Etap 2 – Aplikacja do zbierania danych

W ramach prac projektowych wdrożyliśmy narzędzie, które pozwala na całkowite zautomatyzowanie procesu zbierania danych od pracowników. Automatyzacja obejmuje:

• Rozsyłanie zaproszeń do wykonania badania w sześciu różnych punktach czasowych dostosowanych do obszaru organizacji, w którym pracuje pracownik
• Monitorowanie wypełnienia oraz rozsyłanie przypomnień jeśli pracownik nie wypełnił ankiety;
• Przydzielanie pracownikom dostępów do odpowiedniej wersji ankiety i blokowanie dostępu jeśli upłynął termin ważności ankiety;
• Zbieranie danych w jedną bazę, umożliwiającą automatyczne raportowanie.

‍

Do wykonania aplikacji wykorzystaliśmy dostępne w ramach organizacji narzędzia: Power Apps, Power Automate i SharePoint, co pozwoliło całkowicie wyeliminować koszty związane z zakupem oprogramowania.

Całość aplikacji posiada intuicyjny, przyjazny dla użytkownika interfejs oraz łatwy w obsłudze panel sterowania dla działu HR (służący do dodawania kolejnych pracowników). Pracownicy otrzymują zaproszenia do wypełnienia ankiet poprzez MS Teams i mogą je wykonać w środowisku Microsoft 365 bez konieczności dodatkowego logowania do innych systemów.

‍

‍

Etap 3 – Automatyczny dashboard

W trzecim etapie wdrożyliśmy dashboard umożliwiający śledzenie kluczowych wskaźników efektywności onboardingu, obliczanych na podstawie zebranych danych. Narzędzie bazuje na oprogramowaniu Microsoft PowerBI. Raport działa w sposób całkowicie automatyczny. Całość danych pobierana jest z bazy odpowiedzi oraz przekształcana na łatwe w interpretacji wizualizacje. Raport pozwala na prowadzenie różnego typu analiz:

• Porównywanie kluczowych wskaźników efektywności onboardingu w czasie – śledzenie trendów;
• Porównanie przebiegu wdrożenia pracowników w różnych częściach firmy;
• Porównanie odpowiedzi na poszczególne pytania;

Analizowanie szczegółowych odpowiedzi pojedynczych pracowników.

‍

Rezultaty:

Wdrożenie zautomatyzowanego procesu badania efektywności onboardingu przełożyło się na szereg korzyści:

• ‍Szybki i łatwy dostęp do danych – pracownicy HR odpowiedzialni za proces wdrażania pracowników oraz HRBP pracujący z liderami biznesu, zyskali natychmiastowy dostępny do najświeższych danych pokazujących aktualny stan procesu onboardingu w całej firmie.
• ‍Mniejsze obciążenie pracą i oszczędność czasu– automatyzacja procesu uwolniła znaczne zasoby czasowe po stronie działu HR. Brak konieczności ręcznego rozsyłania powiadomień do pracowników oraz obróbki danych przełożył się na 354 godziny oszczędności w skali pierwszego roku działania narzędzia.
• ‍Redukcja kosztów – zmniejszenie obciążenia czasowego pracowników HR przełożyło się na oszczędności finansowe, a odzyskany czas może zostać ulokowany w innych, kluczowych dla HR zadaniach. Wykorzystanie posiadanych przez firmę narzędzi z ekosystemu Microsoft (np. Power Apps, SharePoint, Power Automate) pozwoliło zredukować do zera koszty oprogramowania niezbędnego do obsługi badania efektywności onboardingu.

‍