Badanie Candidate Experience w Grupie Żabka

O firmie:

Grupa Żabka to kompleksowy ekosystem convenience, którego celem jest upraszczanie ludziom życia, a marka Żabka to jedna z najbardziej rozpoznawalnych marek w Polsce, z której usług korzysta dziennie blisko 3 mln klientów. Wspólnie z ponad 8400 naszych franczyzobiorców od 25 lat wspiera polską gospodarkę oraz lokalne społeczności. Rozwija przedsiębiorczość, promuje zrównoważony rozwój, uczestniczy w tworzeniu ponad 56 tysięcy miejsc pracy.

Grupa Żabka składa się z trzech podstawowych jednostek biznesowych: Żabka Polska, Żabka Digital i Żabka Future, które są wspierane przez Przywództwo Strategiczne, definiujące strategię konsumencką, personalną i finansową. Grupa Żabka jest jedną z najdynamiczniej rozwijających się organizacji w Europie Środkowo-Wschodniej.  

‍

Wyzwanie:

Jednym z kluczowych wyzwań przed jakimi staje Grupa Żabka jest zapewnienia najwyższego poziomu candidate experience we wszystkich prowadzonych przez firmę procesach rekrutacyjnych. W tym celu firma prowadzi systematyczne badania zadowolenia kandydatów, wyciąga z nich wnioski i stale ulepsza swoje procesy rekrutacyjne. Do momentu uruchomienia zautomatyzowanego systemu badań kandydatów, dział rekrutacji prowadził badania wykorzystując zewnętrzny system ankietowy dostępny w ramach systemu ATS.

Korzystanie z takiego rozwiązania generowało wiele problemów związanych z odpowiednim raportowaniem wyników i wyciąganiem wniosków z zebranych danych. Raportowanie wyników wymagało ręcznego łączenia danych z wielu ankiet z wykorzystaniem MS Excel, co utrudniało monitorowanie bieżącego zadowolenia kandydatów i podejmowanie decyzji w oparciu o dane. Konieczna była również ręczna konfiguracja ankiet oraz kontakt z zewnętrznym dostawcą systemu ankietowego w celu aktualizacji ankiety wykorzystywanej w ramach systemu ATS. Dodatkowo wykorzystanie zewnętrznego systemu generowało dodatkowe koszty związane z opłatą licencyjną.

W ramach wdrożenia postawiliśmy sobie wraz z Klientem następujący cel: Wdrożenie zautomatyzowanego systemu, który pozwoli na bieżąco monitorować poziom candidate experience we wszystkich prowadzonych przez firmę procesach rekrutacyjnych.

‍

Rozwiązanie – od projektu narzędzia do badania CX po automatyczny raport dla HR

‍

Stworzenie kwestionariusza candidate experience

W pierwszym etapie prac, wypracowaliśmy wraz z działem HR wzór nowej ankiety badającej doświadczenia kandydatów. Kluczowe było dla nas wypracowanie ankiety, która będzie stosunkowo krótka i wygodna dla kandydatów, a jednocześnie dostarczy firmie kluczowych danych do zarządzania jakością procesów rekrutacji. W ramach prac powstała ankieta zawierająca pytania zamknięte (na skali Likerta), pytanie otwarte oraz jedno pytanie typu NPS.

‍

Narzędzie do automatyzacji prowadzenia badania

W drugim etapie projektu wdrożyliśmy zautomatyzowany proces w oparciu o narzędzie Power Automate, który:

• Pobiera i zapisuje dane kandydatów z systemu ATS, którym powinna zostać wysłana ankieta;
• Wysyła kandydatom spersonalizowany link do stworzonej przez nas ankiety
• Zapisuje wyniki ankiety w wewnętrznej bazie wraz z wszystkimi dodatkowymi informacjami niezbędnymi do raportowania danych (np. imię i nazwisko osoby rekrutującej, nazwa procesu rekrutacji)

‍

Narzędzie do automatycznego raportowania danych

W trzecim etapie prac, stworzyliśmy automatyczny raport z wykorzystaniem Microsoft Power BI, który raportuje spływające dane w czasie rzeczywistym. Pozwala on analizować zebrane dane z kilku kluczowych dla naszego Klienta perspektyw:

• Porównanie zadowolenia kandydatów w różnych typach procesów rekrutacyjnych
• Porównanie zadowolenia z różnych aspektów procesu rekrutacji np. ocena przygotowania rekrutera do spotkania
• Porównanie wyników poszczególnych rekruterów

‍

Raport pozwala na stałe monitorowanie kluczowych dla Klienta wskaźników candidate experience:

• NPS kandydatów
• Szczegółowe wskaźniki zadowolenia kandydatów obejmujące badane aspekty procesu rekrutacji (np. poziom poinformowania kandydatów o szczegółach rekrutacji)
• Ogólny poziom doświadczeń kandydatów
• Frekwencję kandydatów w ankiecie

Rezultaty

Wdrożenie zautomatyzowanego badania doświadczenia kandydatów oraz raportowania danych pozwoliło osiągnąć szereg korzyści:

• Szybki i łatwy dostęp do danych candidate experience – każda osoba rekrutująca oraz HR Manager uzyskali natychmiastowy dostęp do danych na temat prowadzonych przez siebie procesów rekrutacji. Przy pomocy kilku kliknięć może sprawdzić interesujące go wskaźniki i podejmować decyzje w oparciu o dane.
• Oszczędność czasu – nowy proces wyeliminował całkowicie ręczną pracę związaną z prowadzeniem badań i raportowaniem wyników.
• Redukcja kosztów – wdrożony przez nas proces wykorzystuje dostępne w firmie licencje i narzędzia IT (środowisko Microsoft 365), co redukuje do zera środki finansowe konieczne na techniczną obsługę procesu.

‍