Automatyzacja samoocen menedżerów w Grupie InPost

O firmie

InPost to międzynarodowa firma specjalizująca się w dostawie i odbiorze przesyłek kurierskich. Jest jednym z liderów w branży logistyki paczek na terenie Polski oraz innych krajów. Firma oferuje innowacyjne rozwiązania, takie jak sieć paczkomatów, które umożliwiają klientom wygodne odbieranie i nadawanie przesyłek o dowolnej porze dnia i nocy. InPost zdobył zaufanie milionów klientów dzięki efektywnej obsłudze i innowacyjnym technologiom, które umożliwiają szybką i niezawodną dostawę paczek.

Wyzwanie

Zespół L&D stanął przed wyzwaniem przeprowadzenia w organizacji procesu samooceny menedżerów z wykorzystaniem wdrożonego w firmie modelu przywództwa. Samooceną miało zostać objętych ponad 400 liderów z różnych lokalizacji, a dostarczone przez nich dane miały zostać wykorzystane do projektowania działań rozwojowych wspierających rozwój leadershipu w organizacji.

Dodatkowo w ramach prowadzonego badania, każdy z liderów miał otrzymać indywidualny raport rozwojowy bazujący na jego wynikach.

Kluczowe z punktu widzenia działu L&D było również sprawne raportowanie wyników, które pozwala zbiorczo analizować wyniki oceny i na tej podstawie projektować działania rozwojowe.

Do tej pory firma nie dysponowała narzędziem, które pozwoliłoby sprawnie zrealizować proces samooceny liderów.

Rozwiązanie

W ramach wsparcia naszego Klienta wdrożyliśmy narzędzie pozwalające zrealizować samoocenę w sposób zautomatyzowany. Narzędzie to składa się z trzech głównych modułów:

Moduł 1  - aplikacja do prowadzenia samooceny

Pierwszym wdrożonym modułem jest aplikacja pozwalająca każdemu z liderów dokonać samooceny. W ramach korzystania z narzędzia lider otrzymuje do wypełnienia kwestionariusz, w którym dokonuje samooceny swoich kompetencji. Aplikacja zapisuje dane do bazy oraz zarządza dostępami do danych, aby zapewnić ich bezpieczeństwo i pewność, że każdy z liderów dokona oceny tylko jeden raz.

Pracownicy HR mają możliwość samodzielnego zarządzania listą menedżerów objętych procesem samooceny. Mogą dodawać oraz usuwać liderów, którym aplikacja daje dostęp do narzędzia samooceny.

Do stworzenia aplikacji wykorzystaliśmy środowisko Microsoft, na którym pracuje firma, co pozwoliło oszczędzić koszty związane z kupnem zewnętrznego oprogramowania. Aplikacja została stworzona w oparciu o Power Apps oraz SharePoint.

Moduł 2 – automatyczne generowanie raportów rozwojowych

Na podstawie zebranych danych oraz dostarczonych przez dział L&D materiałów generowane są w sposób automatyczny raporty PDF dla menedżerów biorących udział w badaniu kompetencji. Każdy z nich dostaje indywidualne podziękowanie za udział w procesie oraz plik ze swoimi wynikami i wskazówkami rozwojowymi. Do automatycznego tworzenia raportów wykorzystaliśmy Power Automate oraz SharePoint.

Moduł 3 – raport z wynikami zbiorczymi

Wszystkie zbierane w procesie dane są automatycznie raportowane z wykorzystaniem Power BI. Pracownicy działu HR mają możliwość ich zbiorczej analizy i filtrowania po strukturze organizacyjnej, nazwach stanowisk oraz badanych kompetencjach. Dodatkowo raport pozwala na tworzenie list pracowników posiadających kompetencje na określonym poziomie oraz sprawdzenie wyników pojedynczych samoocen.

Rezultaty

Wdrożenie automatyzacji samoocen menedżerów z wykorzystaniem Microsoft 365 oraz Power BI przyniosło firmie szereg korzyści:

Oszczędność czasu pracowników HR i menedżerów – łatwy w obsłudze i zautomatyzowany sposób prowadzenia ocen pozwolił na znaczne oszczędności czasu poświęcanego na obsługę procesu. Szczególnie w zakresie łączenia ze sobą danych oraz ich raportowania.

Redukcja kosztów oprogramowania – wykorzystanie dostępnych w firmie licencji Microsoft 365 pozwoliło zredukować do zera złotych koszty zakupu oprogramowania do obsługi procesu.

Niskie koszty wdrożenia - Wykorzystanie we wdrożeniu narzędzi Microsoft 365 pozwoliło na znaczne skrócenie czasu prac wdrożeniowych, co przełożyło się na obniżenie kosztów wdrożenia w porównaniu do rozwiązań konkurencyjnych.

Szybki i łatwy dostęp do danych – Zarówno dział L&D jak i menedżerowie zyskali szybki i łatwy dostęp do interesujących ich danych. Dział L&D może dokonywać interesujących go analiz przy pomocy kilku kliknięć. Każdy z liderów ma wgląd do swoich danych poprzez aplikację oraz indywidualny raport rozwojowy.