‍Przykład 1 – Automatyzacja wniosków szkoleniowych

Wyobraźmy sobie taki scenariusz:

• Pracownik wchodzi do intranetu i wypełnia formularz wniosku szkoleniowego. Może to zrobić na swoim komputerze lub przez telefon. Podaje nam wszystkie kluczowe informacje, na przykład: temat szkolenia, jego koszt oraz uzasadnienie dlaczego go potrzebuje.
• Po wysłaniu wniosku, jest on automatycznie przesyłany do przełożonego pracownika, aby ten mógł podjąć decyzję o wysłaniu pracownika na szkolenia. Przełożony dostaje tę informację na swoim czacie w MS Teams oraz jako powiadomienie na telefonie. Klika przycisk „akceptuję” lub „odrzucam wniosek”.
• Po decyzji menedżera, wniosek trafia do bazy, w której znajdują się wszystkie zapytania o szkolenia od pracowników.
• W miedzy czasie pracownik otrzymuje informacje o akceptacji wniosku lub jego odrzuceniu.
• Pracownik HR ma dostęp do bazy wniosków. Dodaje do niej dodatkowe informacje o szkoleniu, np. kto będzie jego dostawcą, jaki będzie ostateczny koszt itp.. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola, pracownik dostaje powiadomienia o swoim zakupionym szkoleniu.
• Całość danych z wniosków jest automatycznie raportowania w interaktywnym raporcie, pozwala to na bieżąco śledzić realizację budżetu szkoleniowego.

Przykład 2 – Automatyczne zbieranie ankiet oceniających szkolenia

• Trener sprawdza na telefonie listę obecności uczestników.
• Po zakończeniu szkolenia uczestnicy, którzy byli obecni otrzymują wiadomość email z linkiem do ankiety oceniającej szkolenie.
• System przypomina im o wypełnieniu ankiety co kilka dni, dopóki nie otrzyma odpowiedzi.
• Dane z ankiet oceniających szkolenia są automatycznie raportowane w interaktywnym raporcie. Raport ten może zostać opublikowany w firmowym intranecie, tak aby inni pracownicy mogli przeglądać oceny szkoleń i na tej podstawie decydować na jakie szkolenie chcą się udać w przyszłości.

Przykład 3 – Zbieranie potrzeb rozwojowych i budowanie budżetu szkoleniowego

• Menedżerowie lub pracownicy wpisują w formularzu swoje zapotrzebowania na działania rozwojowe. Określają koszty szkoleń, które przewidują w swoim obszarze.
• Na podstawie dostarczonych przez nich informacji tworzony jest w sposób automatyczny budżet szkoleniowy.
• Budżet ten może zostać automatycznie udostępniony zarządowi z prośbą o jego akceptację.
• Po zaakceptowaniu budżetu dla każdego z menedżerów możliwe staje się śledzenie jego realizacji i odejmowanie od budżetu kolejnych kwot po zrealizowaniu zaplanowanych szkoleń.

‍

Automatyzacja zarządzania szkoleniami bez kosztów

Powyższe przykłady automatyzacji nie wymagają specjalistycznego oprogramowania. Każdy nich można wykonać korzystając z aplikacji dostępnych w ramach środowiska Microsoft 365, dawniej MS Office 365. Dostępne tam aplikacje, pozwalają na zbudowanie automatycznych procesów bez dodatkowych opłat, bazując na licencjach, które już dzisiaj ma Twoja firma.

W ramach tego typu automatyzacji wykorzystywane są świetnie znane nam aplikacje, takie jak: MS Teams, Outlook, MS Forms oraz SharePoint. Są one ze sobą połączone w automatyczny proces dzięki wykorzystaniu narzędzia Power Automate, które również jest częścią środowiska Microsoft.

Power Automate pozwala Ci na wyklikanie interesującego Cię procesu krok po kroku. Co kluczowe, nie musisz umieć programować. Wystarczy, że znasz swój proces i poświęcisz chwilę czasu na jego stworzenie w tym narzędziu.

Poniżej przykładowy screen z programu Power Automate, na którym widzisz kolejne kroki w procesie:

‍

‍

Każdy kolejny krok dodawany jest do procesu poprzez dodanie kolejnej akcji.

‍

Dlaczego warto zautomatyzować szkolenia z użyciem Power Automate?

Główną korzyścią jest oczywiście olbrzymia oszczędność czasu. Wdrażając tego typu procesy, zaoszczędzisz setki godzin rocznie na obsługę działań rozwojowych. Ręczną i monotonną pracę zlecisz automatowi, a Ty zyskasz czas na sprawy strategiczne, pracę z biznesem oraz budowanie relacji z pracownikami.

Power Automate jest integralną częścią środowiska, z którego już dzisiaj korzystają Twoi pracownicy. Aby skorzystać z automatycznych procesów, na przykład zapisać się na szkolenie, pracownicy NIE będą musieli logować się do żadnych zewnętrznych aplikacji. Wniosek będą mogli wysłać przez Teams’y, a przypomnienie o szkoleniu samo trafi do ich kalendarza w Outlook. W świecie, w którym korzystamy z dziesiątek różnych aplikacji, to naprawdę istotne, aby pracownik nie musiał logować się do kolejnej strony.

Koszty! Ten argument zawsze ma znaczenie. Power Automate oraz inne aplikacje potrzebne do zbudowania procesu są już dostępne w Twojej firmie jeśli korzystacie ze środowiska Microsoft 365. Wystarczy je odpowiednio skonfigurować, aby obsługiwały Twoje procesy. Jest to olbrzymia oszczędność w porównaniu do sytuacji, w której chcemy zakupić osobne narzędzie do zarządzania szkoleniami.

‍

Rozpocznij automatyzację szkoleń w swojej firmie

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym w jaki sposób wykorzystać narzędzie Microsoft 365 do automatyzacji swojego działu HR, to zapraszam Cię do odebrania dostępu do bezpłatnego szkolenia online. Pokazuję w nim w jaki sposób podejść do automatyzacji procesów HR, aby w efekcie odzyskać nawet 3 godziny dziennie. Możesz za darmo skorzystać z tego szkolenia TUTAJ.

‍