Co to jest Microsoft 365?

Microsoft 365 to ekosystem aplikacji i narzędzi, które wspierają nie tylko standardowe zadania biurowe, ale również złożone procesy biznesowe. Dzięki odpowiedniemu wykorzystaniu zaawansowanych funkcji Microsoft 365, można stworzyć środowisko, które automatyzuje procesy, integruje dane i ułatwia podejmowanie decyzji. 

Głównymi narzędziami do automatyzowania procesów w ekosystemie Microsoft 365 są:

1. Power Apps
   Narzędzie do tworzenia aplikacji desktopowych i mobilnych. Umożliwia projektowanie intuicyjnych interfejsów do obsługi procesów HR, takich jak onboarding, zarządzanie celami, oceny pracowników, czy exit interview.

2. Power Automate
   Narzędzie do automatyzacji procesów. Pozwala na zaprogramowanie logiki biznesowej i komunikacji z warstwą frontend, co prowadzi do automatyzacji czynności związanych np. z wysyłaniem powiadomień czy przetwarzaniem dokumentów. 

3. Power BI
   Narzędzie do analizy i wizualizacji danych. Umożliwia tworzenie interaktywnych dashboardów przedstawiających efekty prowadzonych procesów, np. analizy wskaźników rotacji pracowników, przyczyn odejścia w konkretnych grupach wiekowych itd.

Co więcej, dużą część tych narzędzi jest integralną częścią domyślnego pakietu Microsoft 365 i dostępne dla wszystkich firm, które wykupiły tę usługę. Nie ma więc potrzeby inwestowania w dodatkowe narzędzia i licencje. Mając tak zaawansowane rozwiązania na wyciągnięcie ręki, warto zastanowić się, jak maksymalnie wykorzystać ich potencjał.

‍

Automatyzacja HR z Microsoft 365 - dlaczego warto?

Zarządzanie procesami HR bez wykorzystania automatyzacji jest znacznie bardziej czasochłonne i kosztowne. Alternatywą dla Microsoft 365 są:

‍

• Excel - podstawowe narzędzie do zarządzania danymi. Korzystanie z niego wymaga jednak znacznego nakładu pracy manualnej. Program nie jest zintegrowany z firmowymi procesami, a dane pracowników są rozproszone na wielu arkuszach, które się ze sobą nie komunikują lub robią to w ograniczony sposób. W przypadku korzystania z Excela niemożliwe jest też odpowiednie zabezpieczenie danych przed nieuprawnionym dostępem, co w przypadku danych wrażliwych (z jakimi głównie mamy do czynienia w HR) stanowi ogromne ryzyko.  

• Narzędzia pudełkowe - na rynku dostępnych jest wiele aplikacji do zarządzania procesami HR. Najczęściej obsługują one jednak tylko pojedyncze procesy i nie integrują się z innymi narzędziami. Jako gotowe rozwiązania są też mało elastyczne i trudno je dostosować do indywidualnych potrzeb.

• Custom development - alternatywą dla narzędzi pudełkowych jest samodzielne wytworzenie oprogramowania. Daje to możliwość w pełni swobodnego kreowania procesów, jednak jest znacznie droższe we wdrożeniu, rozwijaniu i utrzymywaniu.

Microsoft 365 skutecznie eliminuje wady tradycyjnych rozwiązań, takich jak wysokie koszty czy brak elastyczności. Jednocześnie zachowuje ich kluczowe zalety: łatwość kodowania, możliwość tworzenia spójnego środowiska dopasowanego do specyficznych potrzeb, nieograniczone opcje rozbudowy oraz konsolidacja danych w ramach jednego, zintegrowanego narzędzia.

‍

Korzyści z automatyzacji HR w Microsoft 365

Automatyzacja w HR pozwala oszczędzić czas, poprawić jakość i zwolnić zasoby na realizację bardziej strategicznych zadań. Jakie są więc główne korzyści z wykorzystywania narzędzi Microsoft 365 w dziale HR?

• Możliwość tworzenia automatyzacji już dostępnym narzędziem, bez konieczności zakupu kolejnych licencji i abonamentów;

• Logowanie używanym na co dzień adresem e-mail i hasłem, bez potrzeby zakładania kont na dodatkowych platformach;

• Znacznie szybszy development niż przy wykorzystaniu tradycyjnego programowania dzięki podejściu low-code/no code;

• Możliwość połączenia różnych funkcjonalności, np. narzędzi do onboardingu, oceny pracowników czy narzędzi analitycznych HR w jednym środowisku;

• Dostępność wszystkich danych w jednym zintegrowanym narzędziu, bez konieczności korzystania z wielu arkuszy w Excelu czy zewnętrznych aplikacji;

• Możliwość modułowej rozbudowy systemu i rozszerzenia go o inne aplikacje (np. dodanie modułu szkoleń do modułu onboardingu i zintegrowanie nowej funkcjonalności z pozostałymi);

• Pełna automatyzacja raportowania i przedstawianie wyników w czytelnej formie dzięki modułowi Power BI;

• Skalowalność wynikająca z możliwości obsługi dowolnej liczby użytkowników;

• Możliwość bezpiecznego przechowywania danych w chmurze Microsoft lub w lokalnym środowisku, bez konieczności przekazywania danych zewnętrznym dostawcom;

• Elastyczne zarządzanie uprawnieniami i dostępami (np. zablokowanie pracownikom dostępu do podglądu ocen okresowych kolegów); 

• Zachowanie pełnej kontroli i pełnych praw do aplikacji oraz możliwość jej swobodnej modyfikacji;

• Obniżenie kosztów operacyjnych.

‍

‍

Automatyzacja Microsoft 365 - przykładowe procesy HR

Jakie dokładnie procesy można zautomatyzować z wykorzystaniem narzędzi Microsoft 365? Najczęściej są to:

• Onboarding pracowników
  Microsoft 365 umożliwia stworzenie aplikacji do onboardingu, która zawiera dane nowego pracownika, jego listę zadań, automatycznie wysyła powiadomienia do menedżera o postępach w procesie, a także integruje się z kalendarzem i dokumentacją w SharePoint.
  Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się więcej o automatyzacji onboardingu z Microsoft 365.
  

• Analiza rotacji pracowników
  Microsoft 365 umożliwia stworzenie narzędzi do analizy wymiaru i przyczyn rotacji. Są one w stanie analizować dane demograficzne odchodzących pracowników, a także ich stanowiska i staż pracy, a następnie wizualizować powody odejścia, filtrować i analizować je według dowolnych kryteriów.
  Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o zarządzaniu rotacją z narzędziami Microsoft 365.
  

• Oceny okresowe
  W Microsoft 365 możliwe jest także tworzenie modułów do ocen okresowych, które automatycznie wysyłają formularze, przetwarzają wyniki oraz tworzą zbiorcze raporty dla menedżerów.
  

• Szkolenia
  Kolejną możliwością jest budowanie modułów do zarządzania szkoleniami, które m.in. przypisują pracowników do kursów na podstawie ich stanowiska i potrzeb rozwojowych, monitorują postępy uczestników oraz generują raporty. ‍

Kliknij tutaj aby dowiedzieć się więcej

‍

• Zarządzanie urlopami
  Microsoft 365 pozwala wdrożyć rozwiązania, które automatyzują składanie i zatwierdzanie wniosków urlopowych oraz generują raporty dotyczące absencji, co pozwala na lepsze planowanie pracy w zespołach

Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się więcej o automatyzacji wniosków urlopowych z wykorzystaniem Microsoft 365.

‍

• Planowanie rekrutacji
  Kolejną możliwością jest tworzenie narzędzi do planowania procesów rekrutacyjnych, które usprawniają zarządzanie harmonogramem rozmów kwalifikacyjnych, umożliwiają automatyczne przypisywanie zadań oraz konsolidują dane kandydatów, co ułatwia pracę zespołową.
  

• Badanie satysfakcji
  Microsoft 365 wspiera badanie satysfakcji pracowników poprzez tworzenie ankiet, zbieranie, analizę i wizualizację danych w czasie rzeczywistym, a także generowanie rekomendacji.

‍

Jak automatyzować procesy HR z Microsoft HR?

Jak w takim razie zautomatyzować procesy HR z wykorzystaniem Microsoft 365? Istnieją dwa podstawowe podejścia:

‍

1. Samodzielne wdrożenie

Microsoft 365 to intuicyjne narzędzie, które dzięki podejściu low-code umożliwia tworzenie aplikacji bez zaawansowanej wiedzy programistycznej. Oznacza to, że wewnętrzny zespół IT może budować aplikacje samodzielnie.

Samodzielne wdrożenie wymaga jednak zasobów czasowych i ludzkich, a także zaangażowania specjalisty HR, który zadba o logikę biznesową procesów. W dłuższym okresie zarządzanie aplikacjami i ich samodzielne rozwijanie może więc okazać się obciążające zarówno dla działu IT, jak i działu HR. 

‍

2. Współpraca z dostawcą

Alternatywnym rozwiązaniem jest współpraca z dostawcą, który zajmuje się kompleksowym projektowaniem i wdrażaniem aplikacji na wszystkich etapach - od analizy potrzeb, przez projektowanie, wdrożenie, po utrzymanie i rozwój rozwiązania. To zdejmuje z zespołu ciężar pracy nad aplikacją.

Kluczowe jest tutaj jednak wybranie dostawcy, który specjalizuje się zarówno w technologii Microsoft, jak i w HR i bardzo dobrze rozumie specyfikę tych procesów. Tylko w takim wypadku partner będzie w stanie zaprojektować i wdrożyć skuteczne rozwiązania przy minimalnym zaangażowaniu zespołu wewnętrznego.

Jeśli szukasz doświadczonego dostawcy lub chciałbyś dowiedzieć się więcej o możliwościach Microsoft 365 w HR, skontaktuj się z nami i umów się na bezpłatną konsultację. Tworzymy aplikacje Microsoft 365 dla HR od A do Z i skutecznie automatyzujemy szereg procesów HR. Sprawimy, że inwestycja w automatyzację procesów szybko Ci się zwróci, a Ty będziesz mógł skupić się na tym, co najważniejsze – na ludziach i budowaniu silnego zespołu.

‍

‍