Jak Grupa Wirtualna Polska wykorzystuje dane, aby zwiększać efektywność onboardingu nowych pracowników

Klient i kontekst

Grupa Wirtualna Polska zatrudnia w ciągu roku nawet kilkuset nowych pracowników, dlatego skuteczność procesu onboardingu ma istotne znaczenie zarówno dla doświadczeń nowych osób, jak i dla ich sprawnego wejścia w nowe role.

Organizacja potrzebowała rozwiązania, które pozwoli nie tylko ocenić zadowolenie pracowników z onboardingu, ale przede wszystkim obserwować przebieg wdrożenia przez cały pierwszy rok pracy i odpowiednio wcześnie wychwytywać pojawiające się problemy.

Wyzwanie

Jednorazowa ankieta przeprowadzona po zakończeniu onboardingu daje jedynie fragment obrazu. Sytuacja nowego pracownika zmienia się wraz z kolejnymi miesiącami pracy, dlatego kluczowe było stworzenie procesu umożliwiającego obserwację tych zmian w czasie.

Jednocześnie sama perspektywa pracownika nie pozwala w pełni ocenić efektywności wdrożenia. Nowa osoba może być niezadowolona z wybranych elementów procesu, podczas gdy jej menedżer może równocześnie obserwować problemy z zaangażowaniem, współpracą czy realizacją zadań.

Potrzebny był więc system łączący regularne badanie doświadczeń pracownika z oceną postępów dokonywaną przez jego przełożonego.

Nasze podejście

Zaprojektowaliśmy proces badania obejmujący pełne 12 miesięcy od zatrudnienia. Pracownik jest zapraszany do badania pięciokrotnie: po około dwóch tygodniach, półtora miesiąca, trzech, sześciu i dwunastu miesiącach pracy. W kluczowych momentach procesu informacje uzupełnia również menedżer.

Badanie pracownika wykorzystuje przygotowane przez nas narzędzie oparte na modelu 4C, obejmującym takie obszary jak Clarity, Culture, Connection i Compliance. Analizowane są również m.in. doświadczenia związane z preboardingiem, NPS oraz poczucie sprawczości pracownika.

Perspektywa menedżera uzupełnia te informacje o ocenę m.in. zaangażowania, komunikacji, współpracy, dopasowania do kultury organizacyjnej, jakości realizacji zadań i postępów we wdrożeniu. Oceniane jest również ryzyko odejścia pracownika.

Takie podejście pozwala spojrzeć na onboarding nie jak na pojedyncze badanie satysfakcji, ale jak na proces, którego przebieg można obserwować i analizować w czasie.

Wdrożone rozwiązanie

Obsługa procesu została oparta na aplikacji Power Apps, która pełni funkcję centralnego narzędzia do zarządzania badaniem onboardingu. Po dodaniu nowego pracownika system rejestruje datę rozpoczęcia przez niego pracy i na tej podstawie automatycznie wyznacza kolejne punkty pomiarowe. Kontroluje harmonogram badań oraz uruchamia odpowiednie etapy procesu bez konieczności ręcznego monitorowania terminów przez dział People&Culture.

W praktyce oznacza to, że każda osoba trafia do właściwej ścieżki badania już od momentu zatrudnienia. System rozpoznaje, na jakim etapie wdrożenia znajduje się pracownik, i kieruje do niego odpowiednią ankietę. Analogicznie badana jest perspektywa menedżera, który otrzymuje formularz dopasowany do momentu, w którym znajduje się jego podwładny. Dzięki temu pytania odpowiadają aktualnym doświadczeniom i wyzwaniom związanym z wdrożeniem, a zebrane odpowiedzi można porównywać między kolejnymi etapami pierwszego roku pracy.

Pracownicy i menedżerowie otrzymują właściwe ankiety w określonych momentach zatrudnienia, a w przypadku braku odpowiedzi system wysyła przypomnienia. Automatyzacja obejmuje nie tylko dystrybucję formularzy, ale również kontrolę ich statusu. People&Culture może sprawdzić, które ankiety zostały wysłane, które są w trakcie wypełniania, a które wymagają dodatkowego przypomnienia. Ogranicza to ręczną obsługę procesu, pomaga zwiększać frekwencję oraz zapobiega sytuacjom, w których ankieta jest wypełniana znacznie później niż zakładano.

Takie rozwiązanie pozwala również zachować spójność procesu dla wszystkich nowych pracowników. Niezależnie od działu, stanowiska czy przełożonego każda osoba jest objęta tym samym schematem pomiaru, a różnice w wynikach można analizować na podstawie danych, a nie przypadkowych obserwacji. Jednocześnie automatyzacja zmniejsza ryzyko pominięcia któregoś z etapów lub opóźnienia w wysyłce ankiety.

Drugą częścią rozwiązania jest raport Power BI, który automatycznie analizuje zgromadzone dane i przedstawia je w formie interaktywnych widoków. Raport pozwala obserwować wyniki m.in. według działu, przełożonego, stanowiska, wieku czy płci pracownika. Dzięki filtrom i segmentacji dział People&Culture może przechodzić od ogólnego obrazu onboardingu do analizy konkretnych grup, zespołów lub etapów procesu.

Power BI umożliwia również prowadzenie analiz kohortowych według momentu rozpoczęcia pracy. Organizacja może porównywać osoby, które dołączyły w różnych okresach, i sprawdzać, czy zmiany w procesie onboardingu przekładają się na poprawę doświadczeń nowych pracowników. Możliwe jest także obserwowanie, jak wyniki zmieniają się pomiędzy kolejnymi pomiarami – od pierwszych tygodni pracy aż do końca pierwszego roku.

Szczególnie istotne jest zestawienie perspektywy pracownika z perspektywą jego menedżera. People&Culture może dzięki temu sprawdzić, jak doświadczenia i zadowolenie nowej osoby mają się do oceny jej postępów, zaangażowania, komunikacji, współpracy czy jakości realizacji zadań. Taka konfrontacja pozwala identyfikować zarówno obszary zgodności, jak i rozbieżności wymagające dodatkowej uwagi.

Przykładowo, wysoka ocena onboardingu przez pracownika przy jednoczesnej niskiej ocenie jego postępów przez menedżera może wskazywać na potrzebę dodatkowego wsparcia merytorycznego lub doprecyzowania oczekiwań. Z kolei niska ocena doświadczeń pracownika przy pozytywnej ocenie jego funkcjonowania przez przełożonego może sygnalizować problemy związane z komunikacją, organizacją wdrożenia albo dostępem do informacji. Dzięki połączeniu obu perspektyw organizacja otrzymuje pełniejszy obraz sytuacji i może lepiej dopasować dalsze działania.

Raport umożliwia również monitorowanie frekwencji w badaniach oraz identyfikowanie zespołów, w których konieczne jest zwiększenie zaangażowania w proces. Można sprawdzić, czy ankiety są regularnie wypełniane przez pracowników i menedżerów, na których etapach pojawiają się największe braki oraz czy problem dotyczy pojedynczych osób, czy całych zespołów.

W efekcie Power Apps i Power BI tworzą spójny system: pierwsze narzędzie automatyzuje przebieg badania, a drugie pozwala analizować jego wyniki i przekładać je na decyzje. People&Culture zyskuje nie tylko dostęp do danych, ale również możliwość systematycznego monitorowania onboardingu, szybkiego reagowania na sygnały ostrzegawcze i planowania działań doskonalących na podstawie rzeczywistych informacji.

Rezultaty i korzyści

Wdrożenie procesu badania onboardingu, aplikacji Power Apps oraz raportowania w Power BI przyniosło Grupie Wirtualna Polska kilka istotnych korzyści:

Bieżąca kontrola nad pierwszym rokiem pracy nowych osób – dział People&Culture nie musi czekać do zakończenia onboardingu, aby dowiedzieć się, jak przebiega wdrożenie. Pięć punktów pomiarowych pozwala obserwować zmiany w czasie i wychwytywać problemy na różnych etapach pierwszego roku zatrudnienia.

Wcześniejsze identyfikowanie pracowników wymagających wsparcia – połączenie odpowiedzi pracownika, oceny menedżera oraz informacji o ryzyku odejścia pomaga wskazać osoby, którym warto przyjrzeć się bliżej. Pozwala to kierować działania wspierające tam, gdzie są najbardziej potrzebne, i reagować zanim problem przełoży się na decyzję o odejściu.

Pełniejsza ocena efektywności onboardingu – zestawienie perspektywy pracownika i menedżera daje znacznie szerszy obraz niż klasyczne badanie satysfakcji. People&Culture może analizować jednocześnie doświadczenia nowej osoby oraz to, jak jej postępy, zaangażowanie i funkcjonowanie w organizacji ocenia przełożony.

Lepsze dopasowanie działań usprawniających onboarding – szczegółowa segmentacja wyników pozwala sprawdzić, w których działach, grupach pracowników lub momentach procesu pojawiają się problemy. Dzięki temu działania nie muszą obejmować całej organizacji, ale mogą odpowiadać na konkretne potrzeby określonych grup.

Możliwość analizowania zmian i trendów w czasie – kolejne pomiary pozwalają obserwować, jak zmieniają się doświadczenia i funkcjonowanie pracowników podczas pierwszych 12 miesięcy zatrudnienia. Analiza kohortowa dodatkowo umożliwia porównywanie grup rozpoczynających pracę w różnych okresach.

Większa kontrola nad frekwencją w badaniu – Power BI pokazuje, które zespoły i grupy pracowników regularnie uczestniczą w badaniu, a gdzie występują problemy z odpowiedziami. Automatyczne przypomnienia wspierają utrzymanie wysokiego udziału pracowników i menedżerów w całym, trwającym rok procesie.

Oszczędność czasu działu People&Culture – harmonogram ankiet, ich dystrybucja, przypomnienia oraz przygotowanie danych do raportowania odbywają się automatycznie. Dzięki temu można koncentrować się na interpretacji wyników i działaniach związanych z onboardingiem zamiast na administracyjnej obsłudze badania.

W efekcie organizacja zyskała nie tylko narzędzie do badania satysfakcji nowych pracowników, ale system wspierający zarządzanie onboardingiem na podstawie danych – od pierwszych tygodni pracy aż do końca pierwszego roku zatrudnienia.