Dane, które pomagają ograniczać niechciane odejścia – exit interview w Grupie Wirtualna Polska

Klient i kontekst

Grupa Wirtualna Polska potrzebowała uporządkować sposób prowadzenia exit interview i lepiej wykorzystywać informacje pozyskiwane od odchodzących pracowników. Celem było stworzenie procesu, który z jednej strony zapewni działowi People&Culture spójny sposób prowadzenia rozmów, a z drugiej dostarczy danych pozwalających analizować przyczyny odejść i podejmować na tej podstawie działania.

Wyzwanie

Wcześniej exit interview nie były prowadzone według jednego, ustandaryzowanego schematu. Proces i standard był zróżnicowany w zależności od obszaru, a zbierane dane nie stanowiły uspójnionej bazy do dalszej analizy. Narzędziem wspomagającym proces był MS Excel, który wymagał dużego nakładu pracy. Pozyskiwane informacje trudno było ze sobą porównywać i analizować.

W efekcie organizacja nie dysponowała spójnymi danymi pokazującymi, dlaczego pracownicy odchodzą, czy przyczyny różnią się pomiędzy poszczególnymi grupami oraz w których obszarach warto podejmować działania ograniczające niepożądaną rotację.

Potrzebne było więc rozwiązanie obejmujące nie tylko samą ankietę exit interview, ale cały proces – od zgłoszenia odejścia pracownika, przez zebranie informacji i rozmowę z HR, aż po późniejszą analizę danych.

Nasze podejście

Punktem wyjścia było zaprojektowanie jednolitego schematu exit interview. Proces został podzielony na dwa uzupełniające się etapy: zebranie podstawowych informacji bezpośrednio od pracownika oraz ich pogłębienie podczas rozmowy z Biznes Partnerką/Partnerem People&Culture.

Dzięki temu część informacji może być zbierana w sposób ustrukturyzowany i porównywalny, a rozmowa przeprowadzana przez Biznes Partnerkę/Partnera nie polega na ponownym zadawaniu tych samych pytań. Osoba prowadząca exit interview może wcześniej zapoznać się z odpowiedziami pracownika i skoncentrować rozmowę na najważniejszych powodach jego decyzji.

Wdrożone rozwiązanie

Proces został obsłużony przez aplikację stworzoną w Power Apps, która uporządkowała kolejne etapy exit interview i ograniczyła liczbę czynności wykonywanych ręcznie przez dział People&Culture. Po dodaniu odchodzącego pracownika oraz określeniu, czy odejście ma charakter dobrowolny czy niedobrowolny, uruchamiany jest odpowiedni przebieg procesu. Dzięki temu dalsze działania mogą być dopasowane do rodzaju odejścia, a osoby zaangażowane w proces otrzymują informacje potrzebne do realizacji swoich zadań.

Pracownik otrzymuje możliwość wskazania powodów odejścia oraz przekazania dodatkowych informacji dotyczących swojego doświadczenia w organizacji. Odpowiedzi są gromadzone w jednym miejscu, co pozwala zachować spójność danych i ogranicza ryzyko pominięcia istotnych informacji. Następnie właściwa osoba po stronie People&Culture jest angażowana w przeprowadzenie exit interview. Przed rozmową ma dostęp do odpowiedzi udzielonych wcześniej przez pracownika, dzięki czemu może lepiej przygotować się do spotkania i skoncentrować rozmowę na obszarach wymagających pogłębienia.

Podczas exit interview Biznes Partnerka/Partner może uzupełnić informacje zebrane w formularzu o dodatkowe szczegóły, kontekst oraz obserwacje wynikające z rozmowy. Pozwala to połączyć dane ilościowe, takie jak wskazane powody odejścia czy ocena doświadczenia pracownika, z informacjami jakościowymi, które pomagają lepiej zrozumieć przyczyny decyzji o odejściu. Całość trafia do wspólnego źródła danych, dzięki czemu informacje z poszczególnych rozmów mogą być później analizowane według jednolitych kryteriów.

Drugim elementem rozwiązania jest raport Power BI, który automatycznie przekształca zgromadzone dane w analizy dotyczące odejść pracowników. Raport zapewnia działowi People&Culture bieżący dostęp do informacji i pozwala monitorować m.in. liczbę odejść dobrowolnych i niedobrowolnych, najczęściej wskazywane przyczyny odejść oraz NPS wśród odchodzących pracowników. Zamiast każdorazowo przygotowywać zestawienia ręcznie, People&Culture może korzystać z uporządkowanego widoku danych i szybciej identyfikować pojawiające się trendy.

Dane mogą być szczegółowo segmentowane m.in. według stażu, wieku, działu czy stanowiska. Dzięki temu organizacja może sprawdzić nie tylko, jakie są najczęstsze powody odejść, ale również w jakich grupach pracowników poszczególne przyczyny występują szczególnie często. Analiza może pokazać na przykład, czy określone problemy dotyczą przede wszystkim osób z krótkim stażem, konkretnych działów lub wybranych grup stanowisk. Takie zestawienie pozwala lepiej ukierunkować działania People&Culture i menedżerów, a także oceniać, czy podejmowane działania przynoszą zmianę w kolejnych okresach.

Rezultaty i korzyści

Wdrożenie ustandaryzowanego procesu exit interview, aplikacji Power Apps oraz raportowania w Power BI przyniosło Grupie Wirtualna Polska kilka istotnych korzyści:

Wiarygodne dane o przyczynach odejść pracowników – ujednolicenie exit interview pozwoliło zbierać informacje według jednej metodologii i analizować je w sposób systematyczny. Dzięki temu dział People&Culture może porównywać wyniki między grupami pracowników, zamiast opierać się wyłącznie na pojedynczych rozmowach i obserwacjach.

Precyzyjniejsze działania retencyjne – raport Power BI pokazuje, jakie są najczęstsze przyczyny odejść i w których grupach występują najczęściej. Analiza według działu, stanowiska, wieku czy stażu ułatwia projektowanie działań dopasowanych do konkretnych problemów.

Szybszy dostęp do kluczowych informacji – People&Culture może na bieżąco analizować dane dotyczące odejść dobrowolnych i niedobrowolnych, ich przyczyn oraz NPS odchodzących pracowników. Filtrowanie wyników według różnych kryteriów ogranicza konieczność ręcznego przygotowywania zestawień.

Oszczędność czasu działu People&Culture – automatyzacja obsługi exit interview ograniczyła liczbę czynności wykonywanych ręcznie. Po zgłoszeniu odejścia aplikacja wspiera kolejne etapy procesu, kieruje informacje do właściwych osób i umożliwia zebranie odpowiedzi pracownika przed rozmową z Biznes Partnerką. Automatyczne raportowanie dodatkowo eliminuje potrzebę ręcznego łączenia i przygotowywania danych do analizy.

Większa kontrola nad procesem exit interview – jeden, wystandaryzowany proces pozwala prowadzić exit interview według spójnego schematu i ogranicza ryzyko pomijania istotnych informacji. People&Culture ma dostęp zarówno do odpowiedzi udzielonych wcześniej przez pracownika, jak i informacji pogłębionych podczas rozmowy, dzięki czemu proces jest bardziej uporządkowany i łatwiejszy do monitorowania.

Połączenie informacji ilościowych i jakościowych – rozwiązanie pozwala nie tylko sprawdzić, jak często występują poszczególne powody odejść, ale również pogłębiać je podczas rozmów z pracownikami. Dzięki temu dane liczbowe mogą być interpretowane w szerszym kontekście, co daje pełniejszy obraz przyczyn rotacji w organizacji.